Admin Assistant/receptionist Bilingual

Promotex is a Promotional Products and Marketing company looking for a motivated, dynamic and experienced Bilingual Administrative Assistant/Receptionist to grow with us. We offer an energetic work environment with growth opportunities in an exciting industry.

**Key Responsibilities**:

- Warmly greeting visitors and customers as they arrive at our office showroom.
- Providing a professional first point of contact.
- Answering incoming phone calls promptly and professionally, and addressing all manner of inquiries from clients, suppliers and shipping carriers.
- Prepare samples and some orders for shipping domestically and internationally.
- Creating commercial invoices, generating waybills and other necessary documents.
- Must be able to lift 40lbs.
- Performing daily administrative tasks such as organizing time sensitive incoming and outgoing mail and packages.
- Managing the shared company calendar, ensuring that it is always accurate and up to date.
- Create, verify, and follow up on highly detailed client orders to meet deadlines.
- Create, verify, and follow up on detailed purchase orders with suppliers.
- Resolve any issues that may arise during the production process.
- Assist the Production Manager when required.
- Some knowledge of shipping and receiving would be an asset.

Excellent verbal and written communication skills in both English and French.
Professional and friendly demeanor, with exceptional communication skills.
Strong organizational and multitasking skills, with particular attention to detail. Autonomy, foresight, sense of urgency and sound business judgment. Creativity and versatility.

**Minimum of 2 years in a similar role is required **

**Benefits**:

- Casual dress
- On-site parking
- Work location: In person

**Adjoint(e) Administratif(ve) / Réceptionniste Bilingue**

**Entreprise**: Promotex - Produits promotionnels et Marketing

Promotex est une entreprise dynamique spécialisée dans les produits promotionnels et le marketing. Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) / réceptionniste bilingue, motivé(e) et expérimenté(e), pour se joindre à notre équipe. Nous offrons un environnement de travail énergique avec des opportunités de croissance dans une industrie passionnante.

**Principales responsabilités**
- Accueillir chaleureusement les visiteurs et clients à leur arrivée dans notre bureau/showroom.
- Servir de premier point de contact professionnel pour tous les visiteurs et appelants.
- Répondre rapidement et professionnellement aux appels entrants, en traitant les demandes des clients, fournisseurs et transporteurs.
- Préparer des échantillons et certaines commandes pour l’expédition nationale et internationale.
- Créer des factures commerciales, générer des lettres de transport et préparer les autres documents nécessaires à l’expédition.
- Soulever des objets jusqu’à 40 lbs selon les besoins.
- Effectuer les tâches administratives quotidiennes, y compris l’organisation du courrier et des colis entrants et sortants sensibles au temps.
- Gérer le calendrier partagé de l’entreprise, en veillant à ce qu’il soit toujours exact et à jour.
- Créer, vérifier et assurer le suivi de commandes clients très détaillées afin de respecter les délais.
- Créer, vérifier et assurer le suivi des bons de commande détaillés auprès des fournisseurs.
- Résoudre tout problème pouvant survenir lors du processus de production.
- Assister le responsable de la production au besoin.
- Une certaine connaissance des processus d’expédition et de réception est un atout.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en **anglais et français**.
- Attitude professionnelle et amicale avec de solides compétences interpersonnelles.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, avec une attention particulière aux détails.
- Capacité à travailler de manière autonome, anticiper les besoins et faire preuve de jugement professionnel.
- Créativité, polyvalence et sens de l’urgence.

**Avantages**:

- Tenue décontractée
- Stationnement sur place
- Lieu de travail : En présentiel

**Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle similaire requis**

Pay: $45,000.00-$48,000.00 per year

**Benefits**:

- Casual dress
- Company events
- On-site parking

Ability to commute/relocate:

- Montréal, QC H2N 2B7: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

**Experience**:

- Administrative: 2 years (required)

**Location**:

- Montréal, QC H2N 2B7 (required)

Work Location: In person