Bilingual Administrative Assistant to Vice President

English:
Imperial Dade Canada, leading national distributor, has a job open, BilingualAdministrative Assistant to Vice President. Under general supervision, the selected incumbent will provide a wide variety of administrative and staff support services in our Sales and Operations department while reporting to the Vice-President of Western Canada. They will make independent decisions within guidelines regarding planning and scheduling of work to assist with regular as well as ad-hoc tasks including and not limited to the preparation and submission of expenses, reports and documentation for varying team members. They will need to have data entry, analytical and problem solving skills as well as the ability to work independently with some job supervision.

Imperial Dade is the leading distributor of foodservice packaging, facilities maintenance supplies and equipment in the U.S. As a provider of customized supply chain solutions, the company serves customers in many business-to-business market segments including supermarkets, healthcare facilities, universities, and restaurants. Founded in 1935 and headquartered in New Jersey, Imperial Dade serves more than 80,000 customers through a footprint of 80+ branches.

Français:
Impérial Dade Canada, principal distributeur national, a un poste à pourvoir. Sous supervision générale, le ou la titulaire assurera un large éventail de services administratifs et de soutien du personnel au sein du service Ventes et Opérations et relèvera du vice-président, Ouest du Canada. Il ou elle prendra des décisions de manière autonome conformément aux lignes directrices sur la planification et l’ordonnancement du travail afin d’apporter son soutien aux tâches courantes et spéciales, notamment la préparation et la présentation des dépenses, des rapports et de la documentation pour divers membres de l’équipe. Il ou elle devra posséder de solides aptitudes pour la saisie des données, l’analyse et la résolution des problèmes, de même que la capacité de travailler de manière autonome sous une certaine supervision.

Imperial Dade est le principal distributeur d'emballages de restauration, de fournitures et d'équipements d'entretien des installations aux États-Unis. En tant que fournisseur de solutions de chaîne d'approvisionnement personnalisées, l'entreprise sert des clients dans de nombreux segments de marché interentreprises, notamment les supermarchés, les établissements de santé, les universités et les restaurants. Fondée en 1935 et basée dans le New Jersey, Imperial Dade sert plus de 80 000 clients à travers une empreinte de plus de 80 succursales.

**Responsibilities**:
English:

- Coordinates schedule items for the Vice President.
- Prepares and submits expense reports.
- Manages time and attendance reporting and vacation scheduling.
- Prepares, manages & submits templates for team meetings.
- Assists in creating internal communication and compliance documents.
- Provides and analyses monthly reports as required.
- Updates items and product lists as required.
- Generates customer review reports on a quarterly basis using Business Analytics.
- Exports monthly budget reports.
- Assists with travel arrangements.
- Responsible for coordinating and ordering marketing material.
- Main contact for all office issues.
- Assist with other administrative duties and special projects that arise on a day-to-day basis.

Français:

- Coordonner l’agenda du vice-président.
- Préparer et soumettre des notes de frais.
- Gérer les rapports d’emploi du temps et de présence ainsi que le calendrier des vacances.
- Préparer, gérer et soumettre des modèles de document pour les réunions d’équipe.
- Participer à la rédaction des communiqués internes et des documents de conformité.
- Produire et analyser des rapports mensuels au besoin.
- Mettre à jour les listes d’articles et de produits au besoin.
- Produire des rapports trimestriels d’évaluation des clients à partir de l’analyse des données de l’entreprise.
- Exporter des rapports budgétaires mensuels.
- Participer à l’organisation des déplacements.
- Coordonner et commander les documents marketing.
- Agir comme contact principal pour toutes les questions de bureau.
- Collaborer à d’autres tâches administratives et projets spéciaux qui se présentent au quotidien.

Qualifications:
English:

- Communication: Bilingual in French and English (written and spoken)
- Education: High School diploma/GED required, some College/ University preferred.
- Experience: 3 - 5 years experience in a similar Administrative capacity.
- Strong organizational and multi-tasking skills.
- Strong proficiency level in MS Office with good command of various tools such as word processing, spreadsheets, graphics etc.
- Familiar with large organizational practices and procedures.
- Good team-player and ability to excel in both an independent and collaborative work
- environment.

At Imperial Dade, we