Adjointe Soutien Administratif

Code de demande: 408636

Chez Bell, on ne se contente pas de construire des réseaux de calibre mondial, d’élaborer des services novateurs et de créer du contenu pour des médias multiplateformes : on transforme la façon dont les Canadiens communiquent entre eux et avec le reste du monde.

Si vous êtes prêt à donner corps à des idées innovatrices et à vous joindre à une entreprise qui encourage, le développement professionnel et le bien-être de ses employés, l’équipe Bell est faite pour vous.

Les Services généraux sont au cœur de l’action, en offrant le soutien qui permet à Bell de maintenir sa position de chef de file de l’industrie. Ensemble, nos équipes Sûreté et responsabilité de l’entreprise, Communications, Ressources humaines, Approvisionnement et création de valeur et Services immobiliers s’emploient à faire avancer notre stratégie d’entreprise.

**Nom et description du service embaucheur**:
Le groupe des Services immobiliers appartient à la division des Services généraux de Bell Canada et gère l’ensemble du portefeuille immobilier des entreprises du groupe BCE. Notre mandat est de fournir un environnement de travail efficace et dynamique à tous les employés de Bell Canada et de BCE tout en supportant l’entreprise dans la rencontre de ses objectifs d’affaires grâce à l’optimisation du portefeuille immobilier. Nous sommes également responsables de la fiabilité des systèmes électromécaniques et de la maintenance générale de l’infrastructure des immeubles, incluant les espaces de travail des employés et les installations abritant les équipements de télécommunication.

Nous sommes présentement à la recherche d'une adjointe
- Soutien administratif aux services aux bâtiment pour se joindre à notre équipe.

**Tâches / responsabilités**:

- Fournir le soutien administratif nécessaire aux activités quotidiennes. La titulaire du poste doit fournir les services de soutien suivants, y compris, mais sans s'y limiter, à une équipe d’environ quinze gestionnaires : coordination des réunions; préparatifs de voyages; préparation des feuilles de temps; préparation de présentations, de rapports et d’états de frais à l’intention de la direction ou de clients; réalisation de travaux en Excel, Word et PowerPoint
- Assurer la liaison et nouer des relations étroites avec les autres équipes chez Bell, SNC, les propriétaires, les clients, les entrepreneurs et les fournisseurs
- Traiter et coder toutes les factures et, en collaboration avec les Finances, prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que l’information contenue dans le système est à jour
- Créer des bons de commande et suivre les paiements
- Coordonner les réunions, les conférences, les services de traiteur et les préparatifs de voyage
- Recevoir et traiter tout le courrier
- Préparer des lettres, des présentations, des rapports au besoin
- Exécuter d’autres tâches administratives au besoin
- Apporter son aide pour la préparation du budget d’immobilisations sur des feuilles de calcul à l’intention des gestionnaires de la région
- Tenir des dossiers électroniques (et des dossiers en papier lorsqu’il y a lieu) pour toute l’équipe
- Préparer des listes de personnes-ressources ainsi que des bases de données renfermant de l’information concernant les sites de Bell et les tenir à jour
- Tenir la base de données renfermant les informations des entrepreneurs/fournisseurs à jour
- Administrer les feuilles de temps des employés et assurer le suivi de la formation ainsi que des vacances
- Travailler en collaboration avec les gestionnaires d’opérations, de services aux immeubles et le service des codes d’accès (CSAC) pour l’émission des cartes de sécurité à l’intention des entrepreneurs, employés et locataires
- Produire, conserver et mettre à jour divers rapports
- Agir en tant que replaçant pour soutenir d’autres équipes des Opération des immeubles lors de vacances ou d’autres situations qui résultent en l’absence d’un collègue

**Compétencies / qualifications essentielles**:

- Au moins 2 ans d’expérience dans ces secteurs - administrative
- Maîtrise de l'anglais et connaissance pratique du français
- Capacité de communiquer verbalement et par écrit avec aisance
- Connaissance de base logiciels Word, Excel et de la suite Microsoft Office et pouvoir le démontrer
- Professionnalisme, discrétion et accessibilité
- Sens manifeste de l’organisation et de la planification
- Capacité de travailler avec un minimum de supervision
- Esprit d’initiative et adhésion au concept de l’apprentissage continu
- Bonne gestion de priorité

**Compétences / qualifications souhaitées**:

- Expérience en soutien administratif, en particulier au niveau des pratiques et des méthodes de comptables ainsi que du service à la clientèle
- Connaissance de JD Edwards et SAP
- De bonnes compétences en gestion de tem