Adjoint Administratif, Rbcx

**Résumé du travail**

**Description du poste**

**DESCRIPTION DU POSTE**

Vous occuperez des fonctions de soutien administratif et de coordination en appuyant un premier directeur général et deux directeurs généraux de RBCx dans les régions de Montréal et d'Ottawa.

**RESPONSABILITÉS**
- Agir en qualité de personne-ressource clé pour le cadre que vous appuierez.
- Gérer et tenir à jour les calendriers et coordonner les réunions, les conférences et les déplacements du cadre.
- Surveiller une boîte de réception pour aider à gérer les propositions de réunion et les mesures à prendre, et répondre aux demandes de renseignements et déléguer les tâches au besoin.
- Collaborer à l’organisation de réunions (y compris les réunions en personne) et de vidéoconférences (réserver le lieu et le matériel). Organiser et coordonner des séances de planification opérationnelle, des discussions-rencontres, des réunions du personnel, des réunions de gestion, des réunions d’équipe de direction aux quinzaines et des rencontres individuelles avec des subordonnés directs ; coordonner les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents connexes.
- Préparer les documents de présentation, les rapports et les ordres du jour des réunions, au besoin. Veiller à ce que les renseignements pertinents soient accessibles, groupés et prêts pour les réunions.
- Au besoin, faire le suivi de tout point à l’ordre du jour, procès-verbal ou livrable, notamment en collaborant avec l’animateur et les présentateurs afin de communiquer le contenu en temps opportun.
- Appuyer l’atteinte des objectifs généraux de l’équipe de direction en coordonnant la planification des réunions et les documents connexes, notamment en fournissant un soutien administratif, en organisant les réunions d’équipe et en collaborant à l’organisation des discussions-rencontres.
- Coordonner les préparatifs de déplacement et d’hébergement de l’équipe, au besoin.
- Traiter les notes de frais mensuelles et tenir à jour les horaires de vacances du cadre et de ses subordonnés directs dans Workday.
- Valider les notes de frais avant de les soumettre à l'approbation du premier directeur général, au besoin. Chercher de façon proactive des occasions d’offrir une valeur ajoutée afin d’assurer le respect de l’ensemble des échéances et engagements établis.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres adjoints administratifs de l’organisation en vue de planifier avec efficacité les réunions, les événements et la gestion des calendriers. Remplacer les autres adjoints administratifs pendant les vacances et les autres absences.
- Continuer d’adapter les méthodes de travail, en appuyant les objectifs généraux de l’équipe de direction (faire preuve d’agilité, utiliser de nouveaux outils et de nouvelles compétences [capacités virtuelles], et trouver et mettre en œuvre de façon proactive des mesures permettant d’accroître l’efficacité).
- Appuyer la réalisation des tâches opérationnelles, comme la gestion des actifs et des stocks, le soutien à l’intégration des nouveaux employés, et les mutations.
- Soutenir l’équipe dans le cadre des activités de mobilisation des employés (p. ex., activités sociales d’équipe, pauses-café, groupes de discussion et autres occasions d’échanger avec le vice-président directeur).

**ÉLÉMENTS CLÉS DE LA RÉUSSITE**
**EXIGENCES**:

- Bilinguisme (anglais et français) requis, car vous servirez une clientèle, et ferez affaire avec des collègues et des partenaires, francophones et anglophones à l’échelle du Canada
- Au moins trois ans d’expérience en soutien administratif à la direction, ou expérience pertinente.
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la diplomatie Aisance à traiter avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation
- Capacité de travailler en équipe, et excellent sens des priorités
- Capacité de travailler efficacement et avec exactitude avec un minimum de supervision
- Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook de Microsoft Capacité de créer et de modifier des documents et des présentations PowerPoint conformément aux directives fournies
- Solides compétences organisationnelles, notamment en matière d’organisation et de planification des activités, ainsi que de gestion du calendrier et d’établissement des horaires

**COMPÉTENCES SOUHAITÉES**:

- Solide connaissance des politiques et procédures pertinentes (p. ex., Workday, gestion des vacances et congés, directives en matière de dépenses, politique régissant les frais de déplacement)
- Capacité de travailler dans un environnement effervescent Capacité de s’adapter au changement et à des exigences en constante évolution
- Expérience de travail dans un environnement hybride

**Avantages du poste**
Nous donnons notre pleine mesure, pensons autrement pour poursuivre notre croissance, et collaborons afin d’offrir des conseils fiables qui contribueront à la réussite des clients et à la prospérité des collectivités. Nous nous soucions du bien