Agent(E) de Soutien Administratif

**Titre d'emploi**: Agent(e) de soutien administratif - Classe principale (Bureau des admissions)**Numéro d'affichage**: SP-2024-0386**Catégorie d’emploi**: Soutien administratif (adjointe, technicien, etc)**Direction**: Direction des études**Services**: Services pédagogiques collégial**Statut d'engagement**: Employé non enseignant à temps complet**Statut de l'emploi (permanent, temporaire, saisonnier, contractuel)**: Temporaire**Durée de l'emploi prévue**: Un (1) an ou jusqu’au retour de la personne titulaire du poste**Lieu de travail**: 3200, chemin de la Côte-Ste-Catherine, Montréal**Début d'affichage externe**: 2024-09-26**Date et heure de fin de l'affichage externe**: 2024-10-10 12:00**Description**:

- Le Collège vous offre l'opportunité de rejoindre l'équipe de la Direction des études dans le rôle d'agent ou d'agente de soutien administratif, classe I au bureau des admissions.
La personne du titulaire du poste assure un service efficace et courtois au bureau des admissions et établit un contact chaleureux et avenant avec les futurs étudiants du collégial.

Principales responsabilités
- Assurer une gestion efficace des dossiers des futurs étudiants ;
- Préparer les dossiers des nouveaux étudiants et des documents relatifs aux admissions et aux inscriptions ;
- Identifier, contrôler et vérifier le statut de chaque nouvel étudiant ;
- Contribuer au travail pour l’obtention des visas étudiants, en vérifier l’authenticité et les dates d’échéance, et s’assurer que chaque nouvel étudiant soit couvert par une assurance vie et maladie ;
- Faire un suivi avec les nouveaux étudiants, de l’admission à la rentrée scolaire, par l’envoi de différents courriels concernant les différentes étapes à suivre selon les échéances déterminées par la direction en ce qui concerne l’admission, les inscriptions, les tests de classement, les choix de cours et la rentrée ;
- Assurer la qualité des dossiers des nouveaux étudiants, qui doivent contenir tous les documents pertinents de manière à satisfaire les exigences du ministère de l’Éducation et du financement qui en découle ;
- Assurer une gestion efficace des codes des étudiants avec le ministère ;
- Proposer des modifications aux procédures en vigueur de manière à améliorer la qualité des résultats recherchés ;
- Faire la numérisation des dossiers antérieurs des étudiants pour l’archivage ;
- Participer à des activités de recrutement telles les portes ouvertes et les visites d'écoles secondaire, de jour et certains soirs ;
- Au besoin, accomplir toute autre tâche pertinente à l’emploi.

**Exigences**:

- Profil recherché:

- Diplôme d’études collégiales ;
- Expérience en service à la clientèle ;
- Expérience dans un cadre scolaire un atout ;
- Connaissance mínimale des programmes d’études préuniversitaires québécois ;
- Capacité à promouvoir la spécificité Brébeuf ;
- Très bonne maîtrise du français oral et écrit ;
- Bonne connaissance de l’anglais ;
- Aisance avec les outils informatiques (Word, Excel; Teams, Outlook) ;
- Très bonne habileté à organiser le travail et à respecter les échéances ;
- Très bonne habileté à entrer en contact avec les gens et à entretenir des rapports courtois et chaleureux ;
- Capacité à travailler sous pression lors de périodes plus chargées ;
- Bonne capacité d’adaptation à des tâches nouvelles lorsque nécessaire.

**Tests requis**: Tests de français et de rédaction**Remarques**:

- Traitement et conditions de travail:
La rémunération et les autres conditions de travail sont établies selon la « Protocole régissant les conditions d'emploi du personnel de soutien administratif, technique et manuel » en vigueur au Collège.

Le Collège offre une gamme complète d’avantages sociaux, notamment:

- 4 semaines de vacances après une année de service complétée
- Un plan complet d’assurances collectives (vie, santé, dentaire, invalidité)
- Le même régime de retraite que celui offert au secteur public (RREGOP)
- L’accès gratuit à une salle d'entraînement
- Plusieurs activités sociales et de reconnaissance

Nous remercions toutes les personnes de l’intérêt porté à notre institution. Cependant, seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.