Assistante Administrative

**Rôle**
Ce poste relève de plusieurs départements afin de fourni un soutien administratif ou il y’a un besoin. Le principal rapport direct sera l’adjoint exécutif du chef des opérations.

**Responsabilités**
- Préparer et éditer de la correspondance, des communications, des présentations et d’autres documents.
- Gérer et tenir à jour les horaires, les rendez-vous et les préparatifs de voyage des cadres.
- Enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions
- Soumettre des rapports de dépenses pour l'équipe de direction supérieure à l'aide de Concur.
- Faire un suivi des exigences relatives aux foires.
- Réservez le voyage, souper et l'hébergement à l'hôtel pour le personnel présent au foire et AGA.
- Assurer la liaison avec les organisations externes pour la préparation des réunions de vente annuelles: aider à la coordination de tous les arrangements et au bon déroulement de ces événements. Assure le suivi de tous les arrangements tels que les emplacements, les réservations de chambres, les configurations, les voyages et les arrangements d’hôtel.
- Organiser des entrevues et vérifier les références.
- Associez tous les documents aux factures des fournisseurs, en veillant à concilier les prix, les quantités et la description des biens/services reçus.
- Code et entrez toutes les factures de comptes à payer et préparez les chèques
- Classification
- Autres tâches connexes
- Bilingue (le chef d’opérations est situé en Ontario, donc un anglais fort est requis)
- AEC ou DEC en administration
- Minimum 1 an d’expérience dans une poste administrative
- Excellentes compétences en informatique et connaissance approfondie des logiciels pertinents tels que la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Solides compétences en communication (orale et écrite)
- Capable de maintenir la confidentialité
- Capable de bien travailler en équipe et seul
- Souci du détail et de la précision

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**Role**
This position reports to multiple departments in order to provide administrative support where needed. Main direct report will be to the Executive Assistant of the COO.

**Responsibilities**
- Prepare and edit correspondence, communications, presentations and other documents
- Arrange corporate travel and meetings by developing itineraries and agendas; booking other transportation; arranging lodging and meeting accommodations
- Record, transcribe and distribute minutes of meetings
- Submit expense reports for upper management team using Concur
- Keep track of trade show requirements.
- Book travel, dinner and hotel accommodations for attending staff to the major tradeshows and AGM.
- Act as liaison to external organization for the preparation of annual sales meetings: Assist in coordinating all arrangements and ensuring the smooth functioning of these events. Follows-up on all arrangements such as locations, room bookings, setups, travel and hotel arrangements.
- Set-up interviews and conduct reference checks.
- Match all supporting documents to vendor invoices, ensuring to reconcile prices, quantities and description of goods/services received.
- Code and enter account payables invoices and prepare cheques
- Filing
- Other related tasks
- Bilingual (COO is located in Ontario so strong English is required)
- AEC or DEC in Administration
- Minimum 1 year in an administrative position
- Highly proficient computer skills and in-depth knowledge of relevant software such as MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Strong organizational and planning skills
- Strong communication skills (oral and written)
- Able to maintain confidentiality
- Able to work well in a team and alone
- Strong attention to detail and accuracy

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