Adjoint-e Administratif-ve Bilingue

La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

Relevant de l’adjoint-e de direction, Investissments, l’**adjoint-e administratif-ve **fournit un soutien administratif et opérationnel à la direction du service des investissements, y compris la gestion du calendrier, l’organisation des voyages et la préparation des rapports de frais.

Vos responsabilités
- Appuyer trois directeur-rices généraux-les ou plus et un-e chef-fe, Élaboration de projets, au sein de l’équipe des investissements
- Appuyer l’adjointe de direction, Investissements, au besoin
- Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner l’horaire des responsables principaux-les, classer par ordre de priorité et gérer les demandes d’accès à leurs emplois du temps
- Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint-es de direction de la BIC, d’Infrastructure Canada et d’autres ministères ou sociétés d’État au besoin
- Communiquer directement et au nom des responsables principaux-les du service des investissements avec ses homologues adjoint-es de direction au sein d’organisations externes de clients, de parties prenantes, de chercheurs ou de fournisseurs de services
- Tenir les responsables principaux-les du service des investissements bien informé-es des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent de l’attention
- Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
- Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de frais conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d’accueil
- Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
- Rechercher des informations pour préparer des rapports sur demande
- Assurer une couverture de relève en réception, au besoin (offrir une couverture pour vacances, congés maladie, jours personnels ou formations)

Le profil idéal
- Bilinguisme (français et anglais) préféré
- Au moins 3 ans d’expérience dans le soutien à la direction et avec les interactions avec les membres de la direction d’autres organisations
- Expérience dans les services financiers et/ou du secteur public serait un atout solide
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, y compris Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention
- Excellente capacité de communication efficace tant à l’oral qu’à l’écrit
- Orientation vers le service, très attentif aux besoins des clients
- Sens de l’organisation et aptitude à établir des priorités pour gérer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide, tout en maintenant un niveau élevé d’attention aux détails
- Capacité à gérer l’ambiguïté et les situations dans lesquelles tous les détails ne sont pas fournis ou disponibles
- Capacité à travailler au sein d’une équipe et à collaborer avec les autres