Agent, Agente Aux Activités

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les **Services aux étudiants** sont responsables d'offrir un environnement favorable à l’apprentissage et à la réussite des études et une qualité de vie à la clientèle étudiante. À cet effet, ils encadrent les activités relatives à la vie étudiante, aux services d’aide individuelle et financière et aux services aux étudiants étrangers.

**Rôles et responsabilités**:
L’**agent **ou l’**agente aux activités** met à profit ses connaissances des techniques de bureautique et des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les services et activités de son secteur de travail.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

Accueille les étudiants et visiteurs de son secteur de travail et les dirige vers les personnes-ressources dès que l'objet de la requête exige la connaissance spécifique d'un dossier. Lorsque requis, fixe des rendez-vous avec les personnes concernées.

Répond par téléphone, par courriel ou en personne, aux demandes de renseignements généraux ou spécifiques aux activités et services de son secteur de travail.

Reçoit les dossiers des étudiants et s’assure qu’ils soient complets.

Participe à l’organisation logistique et matérielle et à la promotion des activités et des services de son secteur de travail. Effectue les suivis nécessaires auprès des étudiants et des unités administratives de l’École concernées et participe aux événements lorsque requis.

Soutien les membres de l’équipe dans les activités diverses. Assure le suivi administratif afférent.

Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements nécessaires à divers dossiers (ex. : recherche Internet, médias sociaux )).

À l’aide des systèmes informatiques appropriés, prépare la correspondance, les textes, les notes, les rapports et les tableaux demandés. Tient à jour les informations contenues dans les bases de données et compile les données de toute sorte.

Saisie des données dans les systèmes, révise et mets à jour des procédures.

Dans le respect des normes linguistiques et graphiques de HEC Montréal, assure la mise à jour des pages Web qui relèvent de son secteur et crée de nouvelles pages au besoin.

Vérifie et assure le suivi des budgets relatifs aux activités de son secteur de travail. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs ou budgétaires.

Prépare les envois de masse; prépare et achemine le matériel requis en prévision des activités du service.

Tient à jour l’ensemble des dossiers relatifs à son secteur de travail dans le respect du système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.

Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

**Profil recherché**:
Diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente

Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente dans des fonctions similaires
- Toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente sera considérée pour le rôle._

Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites

Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant

Connaissance des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web

Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client et empathie)

Facilité d’adaptation

Ouverture au multiculturalisme

Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément, en collaboration avec plusieurs personnes et selon des échéances serrées

Sens de l’organisation

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Disponibilité pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier à quelques occasions

Connaissance du milieu universitaire (atout)

Connaissance d’une troisième langue (atout)

**Avantages**:
23 jours de vacances annuelles après un an de service

15 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Accès à un service de télémédecine

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.