Agent, Agente Aux Activités M.sc. Et Ph.d

Milieu de vie
HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.
Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.
- AGENT, AGENTE AUX ACTIVITÉS M.SC. ET PH.D._
- Poste régulier, temps plein_

**Rôle et responsabilités**
L’**agent ou l’agente aux activités** fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi: _
- Répond aux demandes d’information relatives aux programmes de son secteur et au Règlement régissant l’activité étudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriées au besoin.
- Prépare les dossiers pour analyse et les transmets aux membres de son équipe. Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude.
- Organise les processus et traite les demandes entourant les différentes activés de son programme, dont celle de la diplomation et de l’octroi de grades, des dépôts des mémoires et des projets supervisés.
- Saisit, modifie et tient à jour les données des dossiers étudiants dans les systèmes de gestion informatisé, conformément aux résultats ou décisions découlant de l’étude des dossiers : verdict d’admission, cours préalable, inscription, résultats, sanctions, etc.
- Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur.
- Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.
- Approuve les cas d’absences motivées aux examens et effectue le suivi auprès des intervenants concernés. Soumet à son supérieur les cas litigieux.
- Traite les demandes d’examens spéciaux (prolongation de la durée de l’examen, examen à distance, etc.), et informe l’étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.
- Selon le calendrier opérationnel établit, prépare et diffuse les communications générales à l’intention de la clientèle desservie. Tient à jour les listes de diffusion.
- Soumet les demandes d’accès aux différents logiciels, les demandes de modifications du site web, et en assure le suivi.
- Prépare les modèles de lettre, les courriels, les tableaux et les rapports. Traduit de courts textes en anglais.
- Prépare la documentation matérielle et participe à l’organisation logistique des activités.
- Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

**Profil recherché**
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente
- Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de la suite Microsoft Office
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
- Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation et de la planification
- Initiative et autonomie
- Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délai