Adjoint(E) Administratif(Ve)

Le rôle principal et habituel du Coordonnateur funéraire consiste à assister les conseillers aux familles dans leurs suivis de dossiers, de coordonner le travail nécessaire au bon fonctionnement du déroulement des funéraires pour chacune des famille servis par un conseiller au famille afin que chaque client ait un service au-delà de ses attentes. En lien avec la vision et la mission de l’entreprise.

**RESPONSABILITES/TACHES**
- **Soutien opérationnel**_

S’assurer que le transport a été demandé pour toutes les nouvelles assignations, Faire les démarches avec le lieu de décès et CCR si requis

Envoyer les bons de commandes aux fournisseurs par courriel

Réserver le célébrant ainsi que le ou les musiciens, s’il y a lieu;
Acheminer aux journaux l’avis de décès et la photo, s’il y a lieu;
Vérifier et confirmer les épreuves des signets et nécrologies ainsi que les accusés de réception

Faire approuver les épreuves aux familles et les sauvegarder dans le VF

Remplir et envoyer le formulaire d’ouverture de fosses et s’assurer de la réception du document; (église, cimetière)

Envoyer le bon de commande - cortège et confirmer la réception du document.

Créer les cérémonies web et envoyer les liens aux familles

Communiquer aux conseillers ou au supérieur immédiat toutes demandes particulières ou problématiques vécues avec les familles

Prendre les appels téléphoniques et faire les assignations dans les cas de nouveaux décès et fixer les rendez-vous dans le calendrier

identifier les urgences du lendemain s’il y a lieu

Informer le directeur de son secteur d’un employé manquant en fonction des activités

S’assurer que le cahier d’activité soit a jour

S’assurer que tous les documents requis au contrat soient rempli avant le jour des funérailles.
- **Gestion administrative**_

Numériser tous les documents manquants dans le VF

Lire les notes dans l’onglet Client de SRS

Consulter SRS et faire le suivi des dossiers

Traiter les bulles rouges de SRS : Suivi famille en collaboration avec les conseillers

Gérer les boîtes courriel du secteur et faire le suivi avec le conseiller s’il y a lieu

Cocher les tâches effectuées du contrat dans SRS

Faire le suivi des informations manquantes dans les contrats auprès des conseillers

S’assurer que tous les documents légaux sont complétés

S’assurer que tous les documents nécessitant une signature soient signés par les signataires au contrat

Mettre à jour le rapport de suivis des contrats avec les conseillers
- **Soutien à l’administration**_

Acheminer aux bons départements les copies de contrat, bons de commandes et formulaires.

S’assurer que la facture balance avec le dernier état des biens et services

S’assurer que les dépôts nécessaire au contrat soit reçu

Tâches connexes

Suggérer des idées et des pistes d’amélioration;
Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur

**Télétravail**
- Non

**Exigences**

DEC en thanatologie (un atout)

DEC ou expérience pertinente

Être disponible pour un horaire de jour de 9h-17h du lundi au vendredi

Moyen de transport (voiture un atout)

Parfaitement bilingue. **Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone et de nos fournisseurs à l'extérieur du Québec.**

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 18,82$ à 22,40$ par heure

Heures prévues : 37.5 par semaine

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Stationnement sur place

Formation:

- École Secondaire (Obligatoire)

Expérience:

- service à la clientèle: 1 an (Obligatoire)

Langue:

- Français et anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel