Adjoint(E) à La Haute Direction

Description:
- Vous êtes reconnu pour votre capacité à voir au-devant des besoins de votre gestionnaire?
Vous développez des relations de confiance et avez de la facilité à communiquer et à entrer en relation avec vos partenaires?
Vous êtes doté d’une grande agilité et vous aimez naviguer avec plusieurs dossiers et partenaires multiples?
Vous être une personne faisant preuve d’une grande discrétion?
Vous démontrez une aisance remarquable à explorer et à exploiter les diverses technologies qui vous sont offertes.
Voici un poste dans notre équipe TI qui pourrait vous intéresser

Voici ce que nous offrons
4 semaines de vacances et 5 jours de congé personnel
Un programme d’escompte sur l’achat de nos produits
Tous les vendredis après-midi de congé
Un régime de retraite à prestations déterminées
Accès à un régime d'assurance collective ainsi qu'à un service de télémédecine qui permet d'obtenir des conseils de professionnels de la santé
Accès gratuit au gym de l’entreprise, à la cafétéria et au stationnement
Accès à des formations virtuelles sur les vins et les spiritueux
Un employeur où la responsabilité sociétale est une priorité
Et plusieurs autres avantages

Lieu de travail : Hybride- Principales responsabilités:
- Sous la supervision de la vice-présidente, votre collaborez étroitement avec elle et son comité de gestion, en veillant au bon fonctionnement des activités administratives de haut niveau de la division. De plus, vous assistez la vice-présidente et ses collaborateurs dans diverses tâches organisationnelles, administratives et financières.
Principales responsabilités
Fournir un soutien administratif de haut niveau pour la direction de la vice-présidence incluant la gestion de l’agenda, la coordination des réunions et des courriels, la priorisation des dossiers et préparation de document tout en garantissant une gestion efficace du temps.
Gérer l’ordre du jour des rencontres de gestion sous la responsabilité des TI incluant la prise de note et le suivi des actions.
Préparer des présentations de haute qualité pour les réunions exécutives et autres événements d’entreprise;
Rédiger des lettres, courriels et autres documents de communication dans les deux langues officielles, en veillant à ce qu'ils soient clairs, concis et adaptés au public cible.
Agir en tant qu'interlocuteur privilégié entre la vice-présidente, les autres membres de l'équipe de direction, les clients et les partenaires, en assurant une communication efficace et rapide.
Organiser et coordonner les déplacements professionnels externes pour la direction de la vice-présidence (itinéraires, réservations, hébergement, transports) et la gestion des allocations de dépenses.
Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement et de déboursé de la direction de la vice-présidence en appliquant les directives en vigueur.
Coordonner la réponse aux différentes demandes d’étude de crédit ou demandes d’accès à l’information et transmettre les résultats dans les délais requis.
Maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques du bureau de la vice-présidente en assurant leur classement et leur confidentialité. Effectuer l’épuration des documents à des fins de conservation ou de destruction.
Veiller à la conformité des documents soumis à la vice-présidente pour approbation.
Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation.
Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes de la haute direction.
Coordonner les activités de mobilisation des employés pour l’ensemble de la division telles que les rencontres annuelles et les activités à caractères sociales.
Organiser l’arrivée d’un nouvel employé dans la division en veillant à ce qu'il dispose du matériel et des accès nécessaires ainsi qu’en coordonnant son plan d’intégration.- Exigences:
- Exigences
Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou formation équivalente.
Expérience significative, au minimum sept ans, en tant qu'adjoint(e) à la haute direction ou dans un poste similaire auprès de hauts dirigeants
Connaissance (un atout) et intérêts pour les technologies de l’information
COMPÉTENCES TECHNIQUES
Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365 (incluant SharePoint)
Excellentes compétences en communication orale et écrite
Capacité de rédaction et de synthèse
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
Maîtrise avancée de la langue anglaise parlée et écrite
COMPÉTENCES NON TECHNIQUES
Grande capacité d’anticiper, de faire preuve d’autonomie et de proactivité
Grande capacité à gérer des priorités multiples et à travailler sous pression
Capacité de travailler en collaboration avec toute l’équipe de gestion
Agile à gérer de nombreux changements
Organisé, structuré et habile à gérer des é