Coordonnateur de Bureau/office Coordinator

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BMO Marchés des capitaux est un fournisseur de premier plan de services financiers complets. Nous offrons des services de banque d’affaires et des services bancaires aux sociétés, des services de gestion de trésorerie ainsi que des services de recherche et de conseil à des clients partout dans le monde.

**MANDAT**:
Le coordonnateur du Bureau gère divers projets administratifs et opérationnels afin d’assurer l’entretien efficace du bureau. Coordonne la logistique liée aux services à la clientèle, à la gestion des installations, aux opérations au sol, aux mouvements des employés, aux relations entre les bâtiments et les fournisseurs et au soutien professionnel, offrant ainsi une expérience positive aux employés et aux clients. En tant que contact clé pour les clients en visite et le personnel interne, le coordonnateur du Bureau fournira une première et durable impression critique de l’entreprise, donnant le ton à une image positive, amicale, efficace et professionnelle de la Banque. Le coordonnateur du Bureau surveillera et veillera à ce que tous les processus administratifs et opérationnels et les normes de contrôle établis soient respectés, contribuant ainsi au fonctionnement efficace et efficient du groupe d’activités.

**RESPONSABILISATION CLÉ**:
Opérations de bureau (50 %)

Soutien administratif et professionnel (25 %)

Service à la clientèle interne/externe (25 %)

**RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES**:
**1) Opérations du bureau**:

- Premier point d’escalade pour les problèmes quotidiens liés aux locaux au sein des bureaux régionaux
- Placez diverses demandes de bon de travail auprès de la Gestion des bâtiments pour les installations au sol / réparations d’entretien concernant la température (chaud / froid), le remplacement des ampoules, les demandes de nettoyage, etc.
- Agir à titre de contact du locataire avec la direction de l’immeuble, assurer la liaison avec le personnel de l’immeuble (gestion immobilière, nettoyeurs, sécurité, personnel de la salle du courrier, etc.) pour les questions d’étage, communiquer les mises à jour au gestionnaire de bureau au besoin et gérer toute communication nécessaire des mises à jour à l’échelle de l’étage à tout le personnel
- Coordonner toutes les réservations de salle de réunion pour les réunions internes et externes, s’assurer que la conformité est maintenue à tout moment, organiser la logistique associée (restauration, exigences informatiques, documents de réunion) pour s’assurer que les exigences opérationnelles sont respectées
- Superviser le calendrier partagé des administrateurs et des opérations, en les remplissant avec des mises à jour critiques des activités au sol, des réunions / événements clés et des visites de hauts dirigeants
- Coordonner toutes les demandes de bureaux des visiteurs et de postes de travail à l’extérieur de la ville
- Coordonner et maintenir tous les laissez-passer de sécurité. S’assurer qu’il y a suffisamment de laissez-passer disponibles et que les dossiers sont à jour, répondant aux exigences d’audit et de conformité
- Participer à des audits trimestriels et semestriels, en coordination avec les unités informatiques, les gestionnaires de bureau, la sécurité des bâtiments et les unités opérationnelles afin de recueillir les exigences et de s’assurer que les mesures de conformité sont respectées en tout temps
- Commandez et entretenez toutes les fournitures de papeterie, de cuisine et de plancher, en assurant une facturation appropriée aux centres de coûts du département et en surveillant / réapprovisionnant les niveaux de stock en tout temps. Organisez et rangez les zones d’approvisionnement au besoin. Commandez des cartes de visite pour les professionnels au besoin
- Mettre à jour et tenir à jour les annuaires téléphoniques de CM
- Gérer les relations fournisseur/fournisseur. Coordonner et résoudre les problèmes avec les fournisseurs et les fournisseurs de services internes et externes, gérer les accords avec les fournisseurs et coordonner la facturation
- Aider l’équipe avec des projets et des affectations adoc liés aux opérations et à l’administration du bureau, en livrant avec succès dans des délais bien communiqués
- Responsable des mises à jour du plan de continuité des activités (PCA) local, de la mise à l’essai et de la mise à jour des cartes de portefeuille de référence d’urgence chaque année ou au fur et à mesure que des changements sont nécessaires
- Personne-ressource du bureau pour les procédures d’intervention d’urgence - Garde d’étage, aider à faciliter les séances de fo