Directrice, Directeur Du Secrétariat Des Instances

**Titre du poste**: Directrice, directeur du Secrétariat des instances

**Unité organisationnelle**: Secrétariat général

**Poste**: B324

**OSEZ l’UQAM**

L'Université du Québec à Montréal (UQAM) offre la possibilité de mener une carrière stimulante et enrichissante comportant une gamme enviable d'avantages. C'est un milieu où l'épanouissement personnel, la qualité de vie au travail et la conciliation travail-vie personnelle constituent des valeurs fondamentales. L'UQAM offre également de nombreuses occasions de satisfaire votre passion pour le savoir et la culture. En plus de vous offrir des possibilités de carrière, l’UQAM vous permet de faire partie d’une grande organisation à dimension humaine.

Située au centre-ville de Montréal, au cœur du Quartier latin, l’UQAM accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants et offre plus de 365 programmes. Grâce aux succès remportés par les membres de son personnel enseignant et sa communauté étudiante, l’UQAM se classe parmi les grandes universités de recherche au Canada. Participant pleinement au progrès social, scientifique, économique et culturel du Québec, l’UQAM a formé plus de 300 000 diplômées et diplômés.

**CONTEXTE**

Sous l’autorité de la secrétaire générale de l’Université, la directrice, le directeur du Secrétariat des instances est responsable de planifier, d’organiser et de diriger l’ensemble des activités du Secrétariat des instances. Cette personne développe et entretient des liens de collaboration avec l’ensemble des partenaires internes et externes liés aux activités de son secteur. Elle conseille la secrétaire générale ainsi que les instances de l’UQAM et joue un rôle stratégique dans la gouvernance de l’Université.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**
- Vous définissez les orientations et élaborez le plan d’action des activités du Secrétariat des instances;
- Vous planifiez le calendrier, convoquez les réunions, coordonnez, analysez et contrôlez les dossiers soumis aux instances;
- Vous agissez en tant que secrétaire d’assemblée aux réunions du Conseil d’administration, du Comité exécutif, de la Commission des études, du Comité d’audit, du Comité de gouvernance, du Comité sur les cadres supérieures, cadres supérieurs, cadres, et doyennes, doyens, ainsi que de la Sous-commission des ressources, du Comité de la vie étudiante, du Comité d’attribution des distinctions honorifiques, du Comité de discipline et du Comité de révision;
- Vous révisez les procès-verbaux et les résolutions des instances dont vous êtes secrétaire afin d’en assurer la conformité et certifiez les extraits des registres ainsi que tout document faisant partie des dossiers officiels;
- Vous assurez la diffusion des décisions des instances auprès de la communauté et soutenez les unités pour le suivi des décisions les concernant;
- Vous collaborez à la conservation des documents officiels des instances, en assurant leur archivage selon les normes en vigueur et en facilitant l’accès aux décisions antérieures;
- Vous travaillez en collaboration avec les intervenants du Rectorat, des Vice-rectorats, du Secrétariat général et des autres unités et assurez la cohérence entre toutes ces unités en ce qui a trait aux travaux des instances;
- Vous analysez des situations pouvant impliquer diverses unités et services, identifiez des solutions et assurez leur mise en œuvre par l’ensemble des personnes impliquées;
- Vous coordonnez les procédures de désignation des directions académiques (décanats, départements, unités de programmes de premier cycle et des cycles supérieurs, centres institutionnels de recherche ou de création et instituts) et tenez à jour les listes et les échéanciers de leurs mandats;
- Vous coordonnez les procédures de désignation des professeures, professeurs, des chargées de cours, chargés de cours, des employées, employés et des étudiantes, étudiants siégeant notamment au Conseil d’administration, à la Commission des études, à la Sous-commission des ressources et aux différents comités et voyez à leur accueil et à leur intégration;
- Vous assistez la secrétaire générale dans le processus de désignation des cadres supérieures, cadres supérieurs en coordonnant notamment les consultations;
- Vous représentez la secrétaire générale en participant, à titre de membre, à des comités institutionnels;
- Vous mettez en place des stratégies de transformation numérique et d’amélioration continue des processus du Secrétariat des instances;
- Vous coordonnez la mise en œuvre et l’utilisation des systèmes de scrutin, des outils numériques de gestion documentaire des instances et du site internet du Secrétariat des instances;
- Vous conseillez les responsables des documents normatifs (règlements, politiques, directives et procédures), procédez à leur diffusion et élaborez les documents normatifs relevant de votre secteur d’activités;
- Vous coordonnez, supervisez et évaluez les ressources humaines de votre secteur, en plus de favoriser le développement des compétences;
- Vous ét