Adjoint(E) Administratif(Ve)

**ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE/**

**RESPONSABLE DE L’ACCUEIL**

**REMPLACEMENT DE CONGÉ DE MATERNITÉ**

Vous cherchez à donner un sens à votre travail administratif ? Vous aimez travailler en équipe avec des collègues engagés (ées) ? Vous avez à cœur le bien-être des enfants et des familles ?

Le Centre de pédiatrie sociale de Saint-Laurent cherche un adjoint administratif ou une agente administrative pour assurer un soutien administratif à la direction et au personnel du centre, et offrir un accueil chaleureux aux familles et aux enfants.

ACCUEIL ET TÉLÉPHONE
- Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au Centre de pédiatrie sociale et à la Maison de l’enfance de façon chaleureuse et attentionnée.
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.
- Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne.
- Évaluer les besoins des parents et les diriger vers les services appropriés
- Diriger les demandes particulières vers les personnes responsables.
- Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles et des membres de l’équipe
- Confirmer les rendez-vous dans les plus brefs délais.
- Tenir à jour la liste d’attente pour les activités de prévention, et assurer le suivi avec la Maison des familles
- S’assurer du bon ordre et de la propreté de l’aire d’accueil et du salon des parents

ADMINISTRATION DES DOSSIERS MÉDICAUX ET DE LA BASE DE DONNÉES
- Ouvrir les nouveaux dossiers sur la base de données.
- Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers.
- Faire le suivi de tout le cycle administratif de la bases de données
- Mettre en place des outils de suivi.

ADMINISTRATION DES DOSSIERS - ACTIVITÉS DE PRÉVENTION
- Participer à l’inscription des enfants fréquentant les activités de prévention
- Créer et tenir à jour les dossiers papiers ou les dossiers informatiques
- Faire le suivi de l’archivage et de la numérisation des dossiers
- Mettre en place des outils de suivi.

ORGANISATION DES CLINIQUES
- Faire le suivi des priorisations des enfants
- Assurer la logistique des rendez-vous (horaires médecins, intervenants, intervenants externes)
- Faire les demandes d’interprètes

COMMUNICATIONS
- Mettre à jour la programmation des activités de la Maison de l’enfance et veiller à sa diffusion
- Préparer les documents de diffusion des activités (affiches, dépliants, etc)

INVENTAIRE ET COMMANDES
- Tenir un inventaire des fournitures médicales et effectuer les commandes

AUTRES TÂCHES ADMINISTRATIVES
- Assurer la tenue de notes lors des différentes réunions et la rédaction des procès-verbaux et compte-rendus.
- Soutenir le travail clérical relié aux projets au besoin (lettres, bilans, Powerpoint)
- Assurer la compilation des informations pour le rapport annuel, sa mise en forme et son impression.
- Assurer la compilation des statistiques pour les rapports intérimaires pour les bailleurs de fonds
- Produire tout document administratif relié à la gestion
- Recevoir les factures, et les demandes de remboursement et les transmettre à la secrétaire comptable
- Préparer les demandes de subventions pour les services individuels aux enfants et en assurer le suivi
- Mise à jour des listes d’envoi
- Faire le suivi avec les fournisseurs
- Faire le suivi des calendriers de réservation des salles et des calendriers de disponibilité des intervenants
- Toute autre tâche administrative connexe

ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS ET GESTION DE PROJETS
- Participer à l’organisation de tous les événements internes (fêtes, événements sociaux, collectes pour les familles, etc.)
- Participer à la planification et la réalisation d’événements spéciaux et des événements de levée de fonds (Guignolée du Dr Julien, Course Acceo, Dessine-moi un avenir, etc.).
- Assurer le suivi d’autres projets selon les besoins du centre (Bazar 0-5 ans, etc.)


COMPÉTENCES
- Bon sens de la planification et de l’organisation
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
- Capacité de gérer des projets complexes
- Autonomie et sens de l’initiative
- Bon jugement
- Écoute, empathie et patience
- Professionnalisme et discrétion
- Aisance dans les communications interpersonnelles.
- Capacité d’adaptation
- Respect en tout temps de la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail.
- Bilinguisme (français et anglais)
- Bonne maîtrise du français écrit et bonnes capacités de rédaction
- Bon sens de la planification et de l’organisation
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
- Capacité de gérer des projets complexes
- Autonomie et sens de l’initiative

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE
- DEP en techniques administratives ou formation équivalente
- Expérience de travail auprès d’une popula