Agent(E) de Secrétariat

Relevant de la Directrice de la formation continue, vous jouez un rôle essentiel auprès de l’équipe en contribuant à assurer le bon fonctionnement des opérations et le soutien à l’efficacité administrative. Vous apporterez le support nécessaire sur les plans administratifs et techniques en assurant le secrétariat et la bureautique auprès du personnel professionnel, des enseignants et des formateurs. Vous apportez un soutien administratif à la Directrice de la formation continue.

**Vos responsabilités**:

- Vous serez responsable de l’organisation des sessions de formation et du soutien administratif, comprenant la logistique des activités de formation continue, telles que les réservations de locaux, la publication des cours sur la plate-forme MIA, le traitement des demandes de documents et le suivi des évaluations des formateurs.
- Vous créerez des sondages Forms, recueillerez des informations, effectuerez la saisie des tableaux synthèses, produirez et compilerez divers rapports.
- Vous préparerez et vérifierez les factures pour le paiement et distribuerez les attestations de participation, de réussite et les relevés de notes.
- Vous gérerez les horaires et la logistique des réunions et événements, préparerez les ordres du jour et rédigerez des comptes rendus.
- Vous répondrez aux demandes des formateurs, accompagnerez les conseillers en formation continue pour les sessions à distance (Moodle-Teams), veillerez à la préparation du matériel didactique et assurerez la qualité des documents produits.
- Enfin, vous apporterez un soutien et un accompagnement aux clients, étudiants et entreprises utilisant les services du campus.

**On dit de vous que**:

- Vous faites preuve de bon jugement et de rigueur;
- Vous êtes organisé pour traiter les priorités et savez bien planifier votre temps ;
- Vous avez de l’initiative pour trouver des réponses aux demandes et effectuer la recherche d’information;
- Vous aimez offrir un bon service à la clientèle et êtes un excellent collaborateur;
- Vous avez une bonne capacité d’adaptation face aux changements et aux imprévus;
**Vous avez**:

- Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes OU en diplôme d’études secondaire (DES) jumelé à une (1) année d’expérience pertinente;
- Bonne connaissances de Outlook, Excel, Word, Power Point, Teams, Mia, Adobe Pro, Moodle, Forms;
- Vous avez une bonne maîtrise du français, autant à l’oral qu’à l’écrit.
- Vous êtes autorisé légalement à travailler au Canada.

**Les avantages ITAQ : au-delà de la mission, de supers conditions**
- 4 semaines de vacances
- 13 journées fériées
- 10 jours de congé maladie
- Régime de retraite (RREGOP)
- Assurances collectives
- Programme d’aide aux employés
- Télétravail (mode hybride)
- Accès gratuit aux installations d’entraînement
- Service de cafétéria
- Environnement agréable

**Il nous vous reste qu’à postuler**

Pour chaque scolarité inscrite sur votre curriculum vitae, **vous devez indiquer le nombre de crédits ou d’unités obtenus.**

Pour chaque expérience inscrite sur votre curriculum vitae, **vous devez inscrire les tâches principales et habituelles, la date de début et de fin d’emploi (mois et année) ainsi que le nombre d’heures travaillées par semaine.**

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : Jusqu'à 27,12$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Gym sur place
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
- Travail à domicile

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à La Pocatiere, QC G0R 1B0