Adjointe Exécutive Juridique, Haute Direction

Description du poste:
McCarthy Tétrault est un cabinet d'avocats canadien qui offre une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes dans nos bureaux de Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver. Nous sommes ravis d'avoir été sélectionnés pour la onzième année consécutive en 2023 comme l'un des 100 meilleurs employeurs du Canada et d'avoir obtenu la distinction de l'un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la treizième année consécutive en 2025.Notre culture est fondée sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'esprit d'entreprise. Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunités nécessaires pour aider nos collaborateurs à développer leur plein potentiel.

À titre d'**Adjointe à la haute direction**, vous jouerez un rôle clé dans la gestion efficace des activités quotidiennes et stratégiques de la haute direction. Vos principales responsabilités incluront**:

- Soutien général_
- Gérer de façon proactive l’agenda, la boîte courriel, le téléphone et les priorités de l’associé senior de haute direction et des autres associés;
- Planifier, organiser et coordonner les rendez-vous, réunions (en personne ou virtuelles), comités et voyages d’affaires, incluant la logistique (réservation de salles, nourriture, transport, etc.) et la préparation de la documentation nécessaire;
- Filtrer, rédiger et coordonner les communications entrantes et sortantes de manière professionnelle et confidentielle;
- Assurer le suivi des dossiers (clients et internes), projets et échéanciers afin d’en garantir l’avancement et la livraison dans les délais.
- Documents et gestion des fichiers_
- Préparer, réviser et mettre en page divers documents, rapports, présentations et trousses de réunion, conformément aux exigences établies par le groupe de pratique et soutenues si nécessaire par le Centre de Ressources;
- Relire les documents et vérifier le formatage approprié, l'orthographe, la grammaire et la clarté;
- Maintenir l’organisation et la centralisation des informations clés (documents, ententes, communications, etc.);
- Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée.
- Fonctions financières et administratives_
- Préparer et superviser le paiement des rapports de dépenses et participer à la gestion de certains processus administratifs et financiers;
- Travailler en collaboration avec les assistants de facturation pour s'assurer que les factures clients dont sont responsables les associés sont examinées et traitées mensuellement en accord avec les échéances du cabinet;
- Surveiller de manière proactive les factures clients en attente et travailler avec l'équipe de recouvrement pour faire le suivi des paiements en retard;
- Travailler avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers (KYC), y compris la soumission de demandes de vérifications de conflits;
- Proposer des améliorations pour optimiser l’efficacité des processus administratifs.
- Activités de marché / développement des affaires_
- Collaborer à la logistique d’événements de développement d’affaires avec les clients, de formations et de projets spéciaux;
- Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements au bureau et à l’externe. Assister au lieu de l'événement pour s’assurer du bon déroulement de ce dernier, si nécessaire.
- Coordonner les rencontres et agendas des conseils et comités externes sur lesquels siège l’associé senior de haute direction et gérer le flux et l’organisation des documents afférents;
- Rédiger, réviser et organiser une variété de documents liés à la gestion de la pratique, au développement des affaires et aux clients;
- Servir de personne-ressource de confiance auprès des partenaires internes et externes (banques, avocats, fournisseurs, etc.).
- Autre_
- Maintenir et mettre à jour les connaissances et les compétences techniques en identifiant et en participant à des opportunités de formation et apprentissage;
- Assister à des formations sur de nouveaux outils et assumer la responsabilité d'enseigner aux avocats associés en tête-à-tête avec des démonstrations en personne;
- Collaborer avec d’autres avocats, le cas échéant (jumelage avec un autre avocat associé du cabinet) et remplacer d'autres membres de l'équipe Services de soutien juridique au besoin;
- Soutenir des responsabilités qui peuvent nécessiter une disponibilité au-delà des heures de travail régulières pour gérer et répondre aux demandes de manière opportune (un téléphone cellulaire est fourni pour cette position);
- Gérer les informations confidentielles du cabinet et du client;
- Autres tâches pouvant être applicables à la demande de la direction.
- Diplôme d’études prof