Coordonnateur(-trice) de La Réception

Chez Fiera Capital

Nous investissons dans la création d’une culture qui permet à nos employés de se sentir appréciés, pris en charge, vus et entendus. Notre approche de l’expérience employé est adaptée à vos besoins et vos ambitions:

- Votre expérience inclusive : Nous nous engageons à entretenir un milieu de travail inclusif, sécurisant et digne de confiance.
- Votre croissance et autonomie : Nous avons des objectifs de croissance ambitieux pour notre firme, ce qui en fait l’endroit idéal pour donner de l’élan à sa carrière.
- Votre rémunération et reconnaissance : Nous attachons une grande importance à nos gens et à leur contribution - et cela se reflète dans notre rémunération et nos avantages sociaux concurrentiels, et notre culture de collaboration.
- Votre bien-être, à votre façon : Nous nous efforçons de créer un environnement de travail sain et nous proposons des programmes destinés à favoriser le bien-être de nos employés.

Ce que nous recherchons:
Le ou la coordonnatrice de la réception est un point de contact clé pour les visiteurs et le personnel. Cette personne est chargée de fournir un excellent service à la clientèle tout en s’acquittant de diverses tâches de bureau et de soutien administratif. Elle collabore étroitement avec l’équipe Administration des bureaux afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de toutes les divisions de Toronto. Elle joue un rôle central dans le maintien d’un environnement accueillant, dans la logistique du bureau et dans l’organisation d’événements spéciaux et d’initiatives à l’intention des employé(e)s.

Vos responsabilités:

- Accueil et gestion des visiteurs :_- Accueillir les visiteurs et veiller à ce qu’ils soient dirigés vers la personne ou le service approprié de manière professionnelle et courtoise.- Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer pour toutes les divisions de Toronto.
- Demandes de la clientèle et communication :_- Traiter les demandes de la clientèle de façon rapide et professionnelle, en acheminant les appels ou les courriels vers les membres du personnel concernés.- Participer aux communications internes avec les employé(e)s, notamment en ce qui concerne les infolettres, les notifications d’événements et les annonces générales, selon les besoins.
- Services de courrier et de messagerie :_- Traiter et trier l’ensemble du courrier, des télécopies et des colis (entrants et sortants) pour les employé(e)s de Toronto, en s’assurant que la distribution et l’expédition se fassent en temps opportun.
- Soutien de bureau et propreté :_- Maintenir la propreté et l’organisation de la réception, des cuisines, des salles de réunion et des espaces communs.- Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau (papier, papeterie, etc.) et de produits de base pour les cuisines.- Aider à remplir et à vider les lave-vaisselle, en veillant à la propreté des espaces communs.
- Logistique du bureau et gestion de la sécurité :_- Collaborer avec l’équipe Administration des bureaux à la gestion et à la mise à jour des cartes d’accès de sécurité des employé(e)s.- Assurer le suivi des embauches et des départs, en veillant à ce que des registres précis soient tenus concernant l’accès aux bâtiments.- Coordonner le ramassage et la livraison du matériel informatique selon les besoins.
- Coordination de rencontres et d’événements :_- Gérer la réservation et la planification des salles de réunion par l’intermédiaire d’Outlook.- Aider à l’organisation des services de traiteur, à l’aménagement des salles et à la coordination des événements, en étroite collaboration avec l’équipe Administration des bureaux.- Contribuer à l’organisation d’événements spéciaux, de séances pour les employé(e)s et de rencontres sociales, selon les besoins.
- Entretien des installations et réparations :_- Assurer la liaison avec l’équipe Administration des bureaux pour passer des appels de service pour l’entretien des bâtiments ou des demandes de réparation par l’entremise du portail des locataires.- Veiller à ce que le milieu de travail soit sécuritaire, fonctionnel et accueillant pour l’ensemble des employé(e)s et des visiteurs.
- Soutien administratif général :_- Fournir un soutien administratif aux employé(e)s de Toronto, notamment en ce qui a trait à l’impression, à la reliure et à l’organisation de rapports.- Appuyer l’équipe dans le cadre des programmes de dons caritatifs (p. ex., Centraide du Grand Toronto) ainsi que contribuer à des événements et à des initiatives connexes.
- Soutien à la santé et à la sécurité :_- Participer aux initiatives de sécurité incendie et du Comité mixte sur la santé et la sécurité (CMSST), y compris assister aux séances de formation et transmettre les informations de sécurité au personnel.- Veiller à ce que les directives en matière de santé et sécurité soient clairement communiquées et respectées au bureau.
- Technologie et utilisation des logiciels :_- Utilisation des technologies et des logiciels :_- Utiliser divers logic