Coordonnatrice Administrative Coordonnateur Administratif, Marketing

Mise en ligne : 16 avril 2025 Date de fin du concours : 30 avril 2025

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**Emplacement**: Montréal (Balmoral) **Profil de flexibilité**: Hybride **Échelle salariale**: 6 - 60 275 $ à 74 064 $ (en révision) **Statut poste**: Temporaire - Temps plein, 12 mois **Numéro de poste**: 00338633 **Division**: Programmation - Création, distribution et marketing **Service**: Opérations PCDM **Catégorie syndicale**: SCFP

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**SOMMAIRE DES FONCTIONS**

Coordonne les activités administratives des unités de marketing et des services créatifs, et exécute les tâches administratives liées aux activités de marketing de l’ONF. En collaboration avec l’administratrice ou l’administrateur, les unités de marketing et les services créatifs, prend en charge la coordination administrative, notamment la création de bons de commande et de contrats, ainsi que la mise à jour des systèmes financiers et des outils de suivi, et ce, en fonction des échéanciers.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Effectue des tâches administratives liées aux achats de biens, aux contrats de service, aux demandes de remboursement, à la préparation de bons de commande et aux demandes d’achat ; veille à la mise à jour des systèmes (SAP) et des outils de suivi (Smartsheet).
- Apporte son soutien aux activités de préparation et de coordination relatives aux contrats (accords-cadres, contrats personnels de service) pour les unités de marketing ; ébauche les contrats, obtient les signatures nécessaires, assure le lien avec les personnes embauchées et veille à la préparation des documents (feuilles de temps, formulaires de paiement, etc.).
- À la demande des coordonnatrices et coordonnateurs du marketing, apporte son aide à la planification et à la coordination des besoins d’expédition et de logistique liés aux évènements, tels les lancements, les projections communautaires, etc.
- Assiste l’administratrice ou l’administrateur des unités de marketing dans la gestion des plans médias, vérifie régulièrement les engagements financiers (y compris les recettes et les dépenses), entre les données dans le système financier et met à jour les outils pertinents.
- À la demande de l’administratrice ou de l’administrateur, produit des rapports d’engagement, en assure le suivi dans le système financier et met à jour les informations dans les outils pertinents.
- Coordonne les demandes de création de fournisseurs, ainsi que les mises à jour et les modifications.
- Apporte son soutien à la coordination des voyages, prépare des contrats de voyage, coordonne la logistique (transport, hébergement, billets d’excédent de bagages, etc.) et aide les membres de l’équipe avec leurs comptes de frais.
- Participe aux initiatives d’amélioration continue des processus administratifs et des outils, menées par les opérations, pour les unités de marketing ; propose des idées, prépare des documents, etc.
- Coordonne la gestion des demandes de matériel informatique et d’outils de télécommunications, soumet les demandes d’accès et de cartes pour les nouvelles recrues et les pigistes.

**EXIGENCES DE L’EMPLOI**
- Diplôme d’études collégiales en administration, en production médiatique ou autre domaine pertinent.
- Minimum de cinq ans d’expérience dans une fonction similaire, ou combinaison pertinente de formation et d’expérience.
- Expérience dans l’utilisation de divers logiciels de suivi de projets (ex. Flow, Smartsheet) et d’outils de présentation visuelle et de collaboration (ex. MS Office).
- Bonne connaissance des principes comptables de base et des systèmes financiers informatisés, tels que SAP.
- Bilinguisme dans les deux langues officielles (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.

**APTITUDES RECHERCHÉES**
- Initiative, autonomie, faculté d’adaptation, forte inclination pour le service à la clientèle et esprit de collaboration.
- Excellente capacité à mener plusieurs mandats simultanément avec une approche de travail organisée, minutieuse, structurée et rigoureuse.
- Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles et à se montrer efficace dans ses interactions professionnelles.
- Aisance avec les outils informatiques et facilité à apprendre à utiliser de nouveaux logiciels de bureautique.
- L’ONF s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, il favorise l’équité en matière d’emploi