Adjoint.e Administratif.ve Et Financier.e

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois** **(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d’emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Operations_Institute of Feminist and Gender Studies_Nandy Cassamajor

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
October 31, 2024

November 11, 2024

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 06

**Échelle salariale**:
$51,908.00 - $65,566.00

Au sujet de la faculté/du service: Faculté des Sciences Sociales
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

**Objectif du poste**

Assister et effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations administratives d'un département, d'un programme spécifique ou d'un événement, tout en veillant au respect des politiques et procédures applicables. La personne recrutée consacrera 50 % de son temps au Centre de gestion et de politiques publiques et 50 % à l'Institut d'études féministes et de genre.

**Responsabilités typiques**

**Tâches administratives**: Effectuer une variété de tâches administratives pour soutenir les opérations du département, du programme ou de l'événement, telles que la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents, la gestion des calendriers et le traitement du courrier, tout en veillant au respect des normes de qualité de l'université dans le cadre de son travail.

**Organisation de réunions**: Fournir un soutien administratif dans l'organisation et la coordination des réunions et des événements afin d'en assurer le bon déroulement. Il s'agit notamment de réserver les salles de réunion, de prendre les dispositions nécessaires avec les traiteurs, de préparer les ordres du jour et tous les autres documents pertinents.

**Service à la clientèle**: Accueillir les personnes qui arrivent ; répondre de manière appropriée aux demandes générales des clients et les aider à suivre les procédures internes du service, du programme ou de l'événement afin de fournir un service de haute qualité. Les demandes peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.

**Opérations financières**: Fournir un soutien de base aux opérations financières du département, du programme ou de l'événement en effectuant diverses activités tout en veillant au respect des politiques établies, telles que la gestion de la petite caisse, la préparation des dépôts, la passation d'écritures de journal et l'entrée de données dans le système financier. Participer au processus de facturation, ce qui inclut la préparation, l'envoi et le paiement des factures, la réception des paiements des clients et le suivi.

**Achats et contrôle des stocks**: Effectuer des achats décentralisés de biens et de services pour le secteur, en utilisant des bons de commande ou des cartes de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Contrôler l'inventaire des diverses fournitures, suivre les tendances de la demande et réapprovisionner les articles pour répondre aux besoins des clients internes.

**Production de rapports**: Fournir divers rapports simples selon un calendrier fixe et en temps opportun concernant les activités du département, du programme ou de l'événement afin de soutenir les opérations en cours et la planification stratégique.

**Gestion des dossiers**: Établir et maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de préserver la confidentialité des dossiers et de garantir la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de référence ou d'audit. Tenir un registre précis des détenteurs de clés et des informations relatives à la sécurité d'accès du personnel du secteur afin de garantir la confidentialité des dossiers.

**Connaissance, expérience, compétences et qualifications essentielles**
- Formation postsecondaire en administration et en bureautique avec des cours de comptabilité ou de finance, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle;
- Au moins deux (2) années d'expérience confirmée dans un p