Adjoint.e administratif.ve et financier.e

Adjoint.e administratif.ve et financier.e – Université d'Ottawa Objectif du poste : Assister et effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations administratives d'un département, d'un programme spécifique ou d'un événement, tout en veillant au respect des politiques et procédures applicables. La personne recrutée travaillera pour l’Institut des études féministes et de genre. Informations de la poste Type d’emploi : Employé Durée en mois : 12 (pour les emplois à durée déterminée) Nombre de postes à pourvoir : 1 Heures par semaine : 17.5 Classe salariale : Personnel non syndiqué, classe NC3 - 35 heures Échelle salariale : $57,015.00 - $71,269.00 Campus : Campus principal Affiliation syndicale : N/A Date d’affichage : 2025/12/04 Date limite de candidature : 2025/12/15 Responsabilités typiques Tâches administratives : Saisie et mise à jour de données, rédaction et préparation de documents, gestion de calendriers et traitement du courrier, tout en respectant les normes de qualité de l'université. Organisation de réunions : Soutien administratif dans la coordination des réunions et événements : réservation de salles, dispositions avec les traiteurs, préparation des ordres du jour et des documents pertinents. Service à la clientèle : Accueil des visiteurs, réponse aux demandes en personne, courriel, téléphone ou courrier et aide à suivre les procédures internes. Opérations financières : Gestion de la petite caisse, préparation des dépôts, passation d'écritures de journal, entrée de données dans le système financier, et participation au processus de facturation. Achats et contrôle des stocks : Achats décentralisés via bons de commande ou cartes de crédit, contrôle d’inventaire, suivi des tendances de demande et réapprovisionnement. Production de rapports : Fourniture de rapports simples selon un calendrier fixe, en temps opportun, pour soutenir la planification stratégique. Gestion des dossiers : Établissement et maintien d’un système de classement et de gestion des dossiers, garantie de la confidentialité et de l’exactitude des documents. Qualifications essentielles Formation postsecondaire en administration et en bureautique avec des cours de comptabilité ou de finance, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle. Au moins deux (2) années d'expérience confirmée dans un poste similaire. Expérience des systèmes et applications informatiques tels que Windows, logiciels de traitement de texte, feuilles de calcul, bases de données, Internet et courriel. Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle. Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de politiques et de règlements. Expérience de la rédaction administrative bilingue. Expérience de la production de rapports. Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais stricts. Esprit d’initiative, autonomie et bon jugement. Solides compétences organisationnelles. Bilinguisme – anglais et français (parlé et écrit). Compétences clés à l’Université d’Ottawa Planification – Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Initiative – Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Souci du service à la clientèle – Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions. Travail d’équipe et coopération – Coopérer étroitement avec les membres de l’équipe, accepter et formuler des critiques constructives. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. #J-18808-Ljbffr