Allocation Specialist

**Allocation Specialist**

**Ray-Mont Logistics Canada - Montreal, QC**

Position: Allocation Specialist

Division: Administration

Ray-Mont Logistics is currently seeking a permanent full time Allocation Specialist to join its vibrant team. As a professional team member of Ray-Mont Logistics the main responsibilities of the Allocation Specialist will consist of the following:
**General Tasks**
- Ability to work autonomously as well as be an integral part of the team
- Responsible to maintain office standards of order and cleanliness
- Communicates and shares information based on the overall mission of the company
- Demonstrates ability to manage their time efficiently and effectively.
- Represents, promotes, and preserves the reputation of the company at all times.

**Specific Tasks**
- Pull daily/weekly vessel data or reports to watch for allocations (to be fulfilled and not to be exceeded). Poseidon (filter carrier/vessel and export data to Excel) and carrier websites (see other documents)
- Request Extra bookings from carriers and enter in POS according to current needs
- “Clean” Extra bookings that we made as well as ones the ELAs added
- Send cleaned list of Extras to ELAs w/ CG in cc for easy visibility of space available
- Be aware of equipment statuses for all terminals
- Be aware of space availabilities all carriers, services
- Check where space is available when ELAs want to book Maersk Nyshex or Hapag to South America, and let them know the specific vessel they should request
- Maintain TA Matrix and give feedback to DL Team when asked about TAs to be granted or not
- Summarize space & eq availabilities and issues for ELAs and AEs to be aware of in weekly Allocation meeting
- Note commercial trends & forecasts to prep for upcoming space requirements
- Go through Zeus (F8 & F9) to see what won’t make it, and what can be advanced
- If terminals need to swap carriers, assist with alternatives

In addition to the above, Ray-Mont Logistics employees have the benefit of:

- Flexible schedule;
- 100% remote work at the moment;
- Competitive salary that can be increased in light of the experience and performance;
- A full group insurance coverage plan, supported by the employer's contribution;
- An RRSP program supported by the employer's contribution; and
- $200 worth of Ray-Mont Logistics branded merchandise per year.
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**Spécialiste d’allocation**

**Ray-Mont Logistics Canada - Montréal, QC**

Poste : Spécialiste d’allocation

Division : Administration

Type d’emploi : Temps plein

Ray-Mont Logistics Inc. est présentement à la recherche d’un spécialiste d’allocation permanent à temps plein pour se joindre à son équipe dynamique. En tant que membre professionnel de l’équipe de Ray-Mont Logistics, les principales responsabilités du spécialiste d’allocation seront les suivantes:
**Tâches générales**
- Avoir la capacité à travailler de manière autonome et à intégrer une équipe de façon naturelle;
- Être responsable du maintien des normes liés à l'ordre et la propreté de l’aire de travail;
- Communiquer et partager les informations basées sur la mission globale de l'entreprise;
- Démontrer sa capacité à gérer son temps de manière efficace et efficiente;
- Représenter, promouvoir et préserver la réputation de l'entreprise tout le temps;

**Tâches spécifiques**
- Extraire des données ou des rapports quotidiens/hebdomadaires sur les navires pour surveiller les allocations (à remplir et à ne pas dépasser). Poséidon (filtre carrier/vessel et export data to Excel) et sites Web de transporteurs (voir d’autres documents)
- Demander des réservations supplémentaires aux transporteurs et entrer au point de vente en fonction des besoins actuels
- « Nettoyer » les réservations supplémentaires effectuées ainsi que ceux que les ÉLA ont ajouté;
- Envoyez une liste nettoyée des extras aux ELAs avec CG en cc pour accentuer et faciliter la vue de l’espace disponible
- Prendre connaissance de l’état de l’équipement pour tous les terminaux
- Prendre connaissance des disponibilités d’espace de tous les transporteurs et services
- Vérifier où l’espace est disponible lorsque les ALA veulent réserver Maersk Nyshex ou Hapag en Amérique du Sud, et leur savoir le navire spécifique qu’ils devraient demander
- Tenir à jour la matrice des AT et donner de la rétroaction à l’équipe DL lorsqu’on lui pose des questions sur les autorisations de Terminal à accorder ou non
- Résumer les disponibilités et les problèmes d’espace et « d’eq » pour les ELE et les AE à connaître lors de la réunion hebdomadaire d’allocation
- Notez les tendances commerciales et les prévisions pour se préparer aux besoins d’espace à venir
- Passez par Zeus (F8 & F9) pour voir ce qui ne le fera pas, et ce qui peut être avancé
- Si les terminaux doivent échanger des transporteurs, leur fournir de l’assis