Office Manager

Office Manager

Our client, a well-established not-for-profit organization that works towards ensuring language minority communities in Quebec are valued, respected, and equitably represented, is looking for an Office Manager to join their team

**Benefits**:

- Group Benefits plan
- Paid holiday time off
- Great location in downtown Montreal
- Hybrid work environment

Under the supervision of the Director of Finance & Operations, the Office Manager’s responsibilities will include, but not be limited to the following:
Accounting and Bookkeeping
- Manage and administer the full accounting cycle, including accounts payable and receivable
- Maintain all corporate financial transactions in QuickBooks
- Reconcile accounts and bank statements and prepare quarterly financial reports
- Coordinate all corporate filing (tax submissions, annual fillings)
- Complete the payroll process every two weeks
- Complete annual RL1 and T4 reports as well as subsequent employer charges system updates (CNESST contributions, FSS, etc.)
- Administer Group Benefits Plan

Office Administration
- Manage office policies and ensure they are updated and communicated to the team
- Administer full cycle HR programs and policies
- Manage the IT agency and resources, the administration of various IT platforms and vendor relations
- Contact and coordinate with building management, suppliers, and contractors
- Monitor the inventory of office supplies, place orders, and restock as needed
- Prepare expense claim forms for the Director General and Board members
- Maintain and update the Director General’s calendar for meetings and governance related activities
- Assist with other administrative tasks as requested

**What the individual needs to succeed in this role**:

- DEC in accounting or administration, or related education
- Minimum 2 to 3 years of relevant experience
- Experience in processing payroll
- Experience administrating IT platforms
- Experience in non-profit organizations, community development, advocacy, policy analysis, project management is considered an asset
- Knowledge of QuickBooks Online or other accounting software
- Proficiency in the Microsoft Office suite, especially Excel
- Excellent communication skills in both English and French (spoken and written)
- Time-management, prioritization, attention to detail, and analytical skills
- ____

Gestionnaire de bureau

Notre client, un organisme à but non lucratif bien établi qui travaille à assurer la valorisation, le respect et la représentation équitable des communautés linguistiques minoritaires du Québec, est à la recherche d'un gestionnaire de bureau pour se joindre à son équipe

**Avantages**:

- Régime d’assurance collective
- Congés de fêtes payés
- Emplacement idéal au centre-ville de Montréal
- Environnement de travail hybride

Sous la supervision du directeur des finances et des opérations, les responsabilités du gestionnaire de bureau comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants:
Comptabilité et tenue de livres
- Gérer et administrer le cycle comptable complet, y compris les comptes payables et recevables
- Tenir à jour toutes les transactions financières de l'entreprise dans QuickBooks
- Rapprocher les comptes et les relevés bancaires et préparer les rapports financiers trimestriels
- Contrôler les calendriers de paiement et les budgets des accords de financement, soutenir les audits financiers et les exigences en matière de rapports financiers sur le financement; coordonner les demandes de subventions de l'employeur et contrôler leur progression
- Coordonner toutes les déclarations de l'entreprise (déclarations fiscales, déclarations annuelles)
- Effectuer le processus de paie toutes les deux semaines
- Remplir les rapports annuels RL1 et T4 ainsi que les mises à jour subséquentes du système des cotisations de l’employeur (cotisations CNESST, FSS, etc.)
- Administrer le régime d’assurance collective

Administration du bureau
- Gérer les politiques du bureau et s'assurer qu'elles sont mises à jour et communiquées à l'équipe
- Administrer le cycle complet des programmes et politiques de RH
- Gérer l'agence et les ressources en matière de TI, l'administration des diverses plateformes informatiques et les relations avec les fournisseurs
- Contacter et coordonner la gestion des bâtiments, les fournisseurs et les sous-traitants
- Contrôler l'inventaire des fournitures de bureau, passer des commandes et réapprovisionner si nécessaire
- Préparer les formulaires de demande de remboursement de dépenses pour le directeur général et les membres du conseil d'administration
- Maintenir et mettre à jour le calendrier du directeur général pour les réunions et les activités liées à la gouvernance
- Participer à d'autres tâches administratives sur demande

**Ce dont la personne a besoin pour réussir dans ce rôle**:

- DEC en comptabilité ou en administration, ou formation connexe
- Minimum de 2 à 3