Adjoint Administrative Coordonnateur

Everguard Incendie et Sécurité (Everguard) est une entreprise qui offre une gamme étendue de services et de solutions multisecteurs en matière de sécurité incendie et pour la sûreté des personnes. Elle est un partenaire reconnu mondialement pour ses produits et solutions et fournit des services d’installation, de mise en service, d’inspection et d’essais, ainsi qu’un soutien 24 h sur 24 h, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Nous sommes fier employeur d’une équipe diversifiée de professionnels au Canada axée sur la livraison de produits, de solutions et de services de qualité supérieure à nos clients. Les membres de notre équipe mettent chaque jour à profit leurs connaissances, leurs compétences et leurs aptitudes pour effectuer leur travail en harmonie avec nos principes d’imputabilité, d’amélioration continue et de travail d’équipe. Nous adorons ce que nous faisons et sommes toujours à la recherche de personnes enthousiastes désireuses de se joindre à notre équipe.

Notre Adjoint Administrative Coordonnateur sera responsable du soutien à la prestation de services techniques auprès de nos clients par le biais de la planification des services et de l’exécution des tâches administratives connexes.

Quelques responsabilités supplémentaires de ce poste sont les suivantes:

- maintenir et faire respecter les horaires de travail par tous les techniciens des services de terrain;
- produire les bons de commande des clients et communiquer avec les techniciens de terrain pour s’assurer que toutes les exigences de service sont satisfaites;
- assister les techniciens dans le traitement des requêtes des clients et dans le cadre des inspections de service;
- établir des devis et générer des factures pour les commandes et les travaux de service;
- produire des rapports et des certificats d’inspection incendie;
- maintenir les informations relatives aux clients, aux produits et autres dans le système ERP;
- traiter les factures;
- ouvrir et recevoir les commandes d’achat et de livraison ainsi que vérifier les stocks sortants;
- soutenir l’analyse et l’optimisation des opportunités de service et la gestion des coûts;
- assurer un niveau élevé de service à la clientèle interne et externe en répondant rapidement aux demandes de renseignements et aux requêtes; et gérer les exigences administratives et de tenue des comptes.

Nous offrons une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels. Nous serons heureux d’avoir de vos nouvelles si vous êtes motivé(e) par cette opportunité de contribuer aux activités d’une entreprise prospère et en pleine croissance, et que vous souhaitez vous joindre à une équipe dynamique.

Nous apprécions la diversité dans le cadre de toutes nos opérations et encourageons un environnement de travail respectueux et inclusif. Les personnes possédant des antécédents, perspectives et compétences diverses sont encouragées à postuler.Our Administrative Coordinator will be responsible for supporting technical service delivery to our clients through both service scheduling and execution of associated administrative tasks. Some additional expectations of this role include:

- Maintaining and executing the work schedule for all field services technicians;
- Producing customer work order and communicating with field technicians to ensure all service requirements are fulfilled;
- Assisting Technicians in fulfilling customer requests and service inspections;
- Quoting and invoicing orders and service work;
- Producing fire inspection reports and certificates;
- Maintaining client, product and other related information in the ERP;
- Processing billing;
- Opening and receiving purchase and transfer orders as well as checking outgoing inventory;
- Supporting analysis and optimization of service opportunities and cost management;
- Ensuring high levels of internal and external customer service through timely response to inquiries and requests; and
- Managing administrative and recordkeeping requirements.

We offer a competitive compensation and benefits package. If you are excited by the opportunity to contribute to a highly successful and growing company and interested in being part of a dynamic team, we want to hear from you.

We embrace diversity across all our operations and foster a respectful and inclusive work environment. Individuals that represent a variety of backgrounds, perspectives and skills are encouraged to apply.