Réceptionniste/assistant Administratif

**Department** CSJ - Services du Campus

**Salary range** $44,016.45 to $58,952.54

**Hours per week** 35

**Grade** 6

**Posted date** May 16, 2025

**Closing date** June 15, 2025

**Position Type** Full Time - Operating Funded

**Description**:
**Réceptionniste/Assistant Administratif**

**Type de position - Poste à temps plein, permanent.**

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

**Emplacement -** Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

**Travailler à l'Université de l'Alberta**
- L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique._

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

**L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta**

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

**Le poste : Réceptionniste/assistant administratif**

Relevant du chef d’équipe, bureau du Doyen et service administratif, la personne titulaire du poste agit comme premier point de contact pour le personnel, les étudiants, les visiteurs et les diplômés du Campus Saint-Jean. Elle doit faire preuve d’une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et posséder une bonne connaissance des programmes et du fonctionnement de l’Université de l’Alberta.

Les tâches du poste incluent:
**Accueil et réception**
- Ouvrir et fermer la réception selon les horaires de l’Université.
- Assurer l’accueil pour l’ensemble du Campus Saint-Jean, y compris les visiteurs du Doyen, des vice-doyens, des directeurs associés et de la direction générale.
- Accueillir, orienter et informer le public, le personnel, les étudiants et les diplômés ; répondre ou rediriger les demandes reçues en personne, par téléphone ou par courriel.
- Coordonner la venue des visiteurs, invités et délégations (itinéraires, orientation, etc.).
- Maintenir une connaissance à jour des programmes académiques et linguistiques afin de bien renseigner les usagers.
- Gérer l’accès par carte, mettre à jour la base de données et appliquer les restrictions lors des congés.
- Surveiller et maintenir l’état du courrier, des salles de travail et des salles de réunion ; attribuer les cases postales et assurer la distribution du courrier.
- Gérer l’inventaire des clés et leur attribution via le logiciel SimpleK.
- Tenir à jour le manuel des procédures de la réception.

**Soutien administratif**
- Rechercher, commander et superviser les services de traiteur.
- Mettre à jour les répertoires, la signalisation et les outils d’orientation dans le bâtiment.
- Traiter les commandes d’achats (SupplyNet) et gérer l’inventaire des fournitures de bureau.
- Effectuer la conciliation mensuelle des cartes d’achat (PCard) et assurer la conformité aux politiques.
- Traiter les dépôts de caisse, les paiements et les transactions électroniques.
- Gérer la boîte courriel csjtrans et collaborer avec les partenaires financiers et les services centraux.
- Assurer le bon fonctionnement du matériel de bureau et coordonner les demandes de service.
- Gérer les systèmes de réservation de salles en collaboration avec l