Adjoint.e Exécutif.ive à L’équipe de Direction

En tant que titulaire de ce poste, et sous la supervision de la gestionnaire des opérations et finances, vous aurez pour mission de fournir un soutien administratif et organisationnel à l'équipe de direction de Parallèle Alberta. Ce poste est essentiel pour assurer une gestion fluide et efficace des activités de l’organisation, en garantissant la confidentialité et la gestion proactive des tâches.

**FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS**

**Gestion des agendas**:

- Coordonner et planifier les rendez-vous et réunions internes de Parallèle Alberta
- Voir à la logistique des activités et événements qui se déroulent.
- Coordonner la participation de membres de Parallèle Alberta à des activités de la communauté.

**Communication et correspondance**:

- Apporter un appui dans la gestion des appels téléphoniques, de courriels et la correspondance entrant et sortant.
- Rédiger, réviser et préparer des documents officiels, des présentations et des rapports.
- Assurer les suivis après la relance de l’équipe entrepreneuriale auprès des membres pour le Réseau Impact Entreprise

**Organisation et gestion des documents**:

- Apporter un appui dans le classement et l’organisation des dossiers et archives de Parallèle Alberta, tant physiques qu'électroniques.
- Gérer les bases de données et les systèmes de classement électronique et papier.

**Support administratif général**:

- Apporter un soutien au niveau des tâches administratives variées telles que la facturation, le suivi des remboursements, la commande de fournitures de bureau, etc.
- Apporter un support à la réception au besoin.

**Assistance dans les projets spéciaux**:

- Fournir un soutien administratif dans la mise en œuvre et le suivi des projets spéciaux ou d’initiatives gérés par Parallèle Alberta.
- Participer activement à l'organisation et à la coordination d'événements et de projets spéciaux.

**Confidentialité et discrétion**:

- Gérer des informations sensibles avec la plus grande confidentialité et discrétion.
- S'assurer que les protocoles de sécurité de l'information sont respectés.

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Diplôme en administration des affaires, secrétariat exécutif ou domaine connexe.
- Minimum de deux ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement au sein d'une organisation à but non lucratif ou dans un environnement bilingue.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des systèmes de gestion de documents et des bases de données.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Proactivité, esprit d'initiative, attention aux détails et rigueur.
- Adaptabilité, flexibilité et fortes compétences en résolution de problèmes et en prise de décision.

**CONDITIONS DE TRAVAIL**
- Poste à **temps plein temporaire** d’un an
- Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
- Lieu de travail : Edmonton (en présentiel)
- Salaire et gamme d’avantages sociaux compétitifs.

**COMMENT POSTULER?**

Nous remercions toutes les personnes intéressées, mais seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel