Adjoint(E) de Direction

**Identification**

Titre : Adjoint(e) de direction

Service : Approvisionnement

Titre du supérieur immédiat : Directrice de l’approvisionnement

Statut du poste : Permanent

**Sommaire de l’emploi**

Sous la direction du secteur des approvisionnement et des services juridiques, le titulaire du poste est responsable de fournir un soutien administratif pour tous les membres de la haute direction et de la direction.[GT3]

**Principales responsabilités**
- Gérer, préparer et planifier les diverses rencontres d’affaires de la haute direction et des actionnaires ainsi que la préparation des ordres du jour;
- Appeler possiblement à collaborer et organiser des événements corporatifs;
- Gérer, préparer et planifier divers congrès (Asphalt Institute ou autres);
- Effectuer toutes les demandes pour certains membres de la haute direction pour réservations de billets d’avion, d’hôtels, voiture, etc;
- Rédiger, vérifier, traduire des lettres, notes de service, présentations Powerpoint, etc.;
- Assurer le suivi et mettre à jour les calendriers et agendas de certains membres de la haute direction;
- Répondre et filtrer les appels de la haute direction;
- Chapeauter le comité de francisation et organiser les rencontres biannuelles;
- Trier l’ouverture et la distribution du courrier de la haute direction;
- Mettre à jour périodiquement les diverses ententes et contrats de Bitumar ainsi que faire le suivi sur les échéances à venir;
- Diffuser, imprimer et entrer les données de différents rapports (Argus, Poten, Veolia, etc.);
- Répondre aux demandes des dons et commandites;
- Procéder aux renouvellements des abonnements, associations et magazines;
- Gérer les cartes de Noël virtuelles envoyées par certains membres de la direction aux clients et fournisseurs;
- Assurer le suivi des dépenses avec la carte visa et relevé de dépenses;
- Suivi des factures à payer (signatures, PO, etc.);
- Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions ;
- Créer et tenir à jour une bibliothèque de contrats, en veillant à ce que tous les contrats soient dûment signés et documentés;
- Assister le service juridique ; aider à la révision et à l'exécution des contrats;
- Apporter son aide dans le cadre de questions juridiques confidentielles, notamment la distribution de notifications juridiques urgentes à des tiers, la révision de mémos pour vérifier leur exactitude et l'absence d'erreurs;
- Apporter son soutien à l'équipe chargée de l'approvisionnement ; aider à la mise en œuvre du plan d'approvisionnement mensuel dans Excel, ainsi qu'au suivi des achats, des prix, etc.;
- Analyser l'approvisionnement ; comparer les tendances des prix, les sources d'approvisionnement et la disponibilité pour différents marchés.

**Exigences requises**
- Posséder 5-10 ans d’expérience de travail avec des membres de la haute direction ;
- Posséder 5-10 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative équivalent ;
- Maîtriser de la Suite Office ;
- Être parfaitement bilingue tant à l’écrit qu’à l’oral (français, anglais).

**Compétences requises**
- Autonomie ;
- Discrétion ;
- Dynamisme ;
- Structure et organisation ;
- Sens des priorités ;
- Habiletés de planification ;
- Orientation vers la qualité et les détails ;
- Orientation vers le service à la clientèle ;
- Habiletés multitâches et capacité de travailler sous pression.

**Horaire**
- Temps plein (37,5h/sem) ;
- 8h30-17h.

**Salaire**
- À déterminer

**Avantages sociaux**
- Assurances collectives ;
- REER ;
- Portail Mieux-être ;
- Possibilité de boni annuel ;
- Accès à un gymnase.
- **Bitumar souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et encourage toutes les personnes qualifiées à postuler.**_

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 60 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel