Secrétaire de Direction Du Service Des Finances

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des obligations du directeur et de la directrice adjointe du Service des finances.
Attributions caractéristiques Gère efficacement les agendas du directeur du Service des finances et des autres gestionnaires du service au besoin. Règle les conflits d’horaire et prend les rendez-vous avec Outlook. Reçoit les appels téléphoniques du directeur du Service des finances et des autres gestionnaires du service au besoin et les achemine aux bonnes ressources. Apporte un soutien aux autres secteurs selon les besoins du service. Reçoit le courrier adressé au directeur du Service des finances et aux autres gestionnaires au besoin le traite ou le remet aux bonnes ressources. Reçoit les courriels des gestionnaires (selon les besoins), les traite, les achemine aux bonnes ressources, répond aux demandes (lorsque cela est possible) et les classe. Convoque et organise des événements de grande envergure tels que les rencontres trimestrielles avec tous les directeurs exécutifs et responsables administratifs de l’Université Laval. Assiste aux rencontres et rédige les comptes rendus. Convoque et organise les rencontres des différents comités auxquels participent les gestionnaires du Service des finances ainsi que toutes les rencontres avec les facultés et les services dans le cadre du processus budgétaire ou tout autre processus. Planifie et conçoit l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages à l’extérieur. Rédige la correspondance — de la direction du Service des finances et des autres équipes à partir de directives simples ou inexistantes ; propose des ébauches et anticipe les besoins pour les communications. Prépare et rend conformes tous les documents administratifs, lettres et correspondances provenant du Service des finances et destinés à l’extérieur du Service. Prépare toutes les fiches présentées aux différentes instances universitaires par le Service des finances pour qu’elles soient conformes aux standards établis par le vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances. Collabore étroitement avec le vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances pour faire le suivi des fiches présentées aux instances. Rédige et prépare les présentations nécessaires aux différentes réunions selon les standards du Service. Propose des outils, de nouvelles méthodes ou façons de procéder pour améliorer les processus administratifs. Prend en charge divers dossiers administratifs et fait le suivi de ses dossiers selon un échéancier et des objectifs précis. Prépare les documents de travail incluant, mais non exclusivement, des chiffriers Excel et autres types de fichiers de données selon les standards établis dans le cadre du processus budgétaire et des autres processus du Service. Effectue la transmission des documents des différents processus du Service dont ceux (mais pas exclusivement), destinés aux doyens, directeurs exécutifs des facultés, responsables administratifs ; répond à leurs demandes et questions ou les achemine aux bonnes ressources. Effectue le classement et le suivi de l’archivage uniforme (supports physique et numérique) des différents secteurs du Service des finances. Est responsable du classement des dossiers confidentiels, notamment, mais pas exclusivement, des employés-cadres et professionnels et de tout autre dossier lorsque nécessaire. Complète et assure le suivi, notamment, mais pas exclusivement, des demandes de paiement, rapports de dépenses, de voyage et de réception, demandes de formation et tout autre document administratif. Rédige les communications internes du Service des finances dont le bulletin hebdomadaire (cueillette d’informations pertinentes et rédaction des textes), et en assure la diffusion. Rédige les communications diffusées sur tout le campus, dont le bulletin Info-Finances (cueillette d’informations pertinentes et rédaction des textes) et en assure la diffusion. Fait la mise à jour des pages du site Web du Service des finances. Effectue la facturation du Service des finances. Effectue les opérations relatives au maintien de la petite caisse du Service des finances. Assure le suivi trimestriel des frais indirects de la recherche qui consiste à rembourser les institutions concernées ; valide les montants à rembourser, produit les demandes de paiement, rédige les lettres et fait l’envoi des chèques en collaboration avec les gestionnaires responsables du Service des finances. Effectue et complète les processus administratifs relatifs au recrutement et à l’embauche des ressources du Service des finances. Procède aux différentes étapes du processus d’accueil et de départ des