Coordonnateur Administratif

**Ultramar fait partie de la famille de marques Corporation Parkland.** Chez Parkland, notre objectif est de promouvoir Journie et stimuler les communautés. Nous sommes un fournisseur et un distributeur indépendant de carburant et de produits pétroliers, ainsi qu'un important exploitant de dépanneurs. En tant qu’une seule équipe Parkland, nous sommes fiers de servir divers clients détaillants, commerciaux et grossistes à travers le Canada, les États-Unis, la région des Caraïbes et l’Amérique du Sud. Nous alimentons une famille croissante de marques connues localement, dont Fas Gas Plus, Pioneer, RaceTrac, Superpumper, Ultramar, Chevron, Esso et Marché Express/ON the RUN.

Nous reconnaissons que la diversité nous donne un avantage et que l'inclusion nous fait avancer. Nous sommes également une équipe passionnée, composée de personnes qui ont les pieds sur terre et qui s'engagent à amener nos clients, nos collègues et nos communautés plus loin, plus rapidement. C'est pourquoi nous accueillons des personnes talentueuses ayant des perspectives, un bagage et une expérience, qui contribueront au succès de l'équipe de Parkland.

**Résumé du poste**:
Ce rôle administratif, relevant du directeur principal des opérations de vente au détail, offre un soutien à l’équipe des opérations au détail dans leurs efforts à maximiser la profitabilité du secteur. Ce rôle fournit un soutien administratif au directeur principal, aux directeurs des opérations et à leur équipe.

**Principales responsabilités**:

- Maintenir le contenu des opérations des détaillants avec précision dans les systèmes de back-office (PDI/MDM);
- Administrer le processus d’autorisation des dépenses dans Service Now et en assurer le suivi;
- Effectuer le suivi des soumissions et fournir des mises à jour et des rapports pertinents aux gérants de territoire et aux directeurs des opérations régionales quant aux:

- Nouvelles stations
- Stations perdues
- Renouvellements
- Suivis des dates d’échéance des contrats
- Réviser, suivre et produire les paiements des détaillants - Effectuer une réquisition de chèque pour les prêts-subventions, les prêts prépayés, les crédits et les rétrofacturations;
- Collaborer avec diverses équipes de l’organisation afin d’assurer que les tâches sont complétées dans un délai raisonnable;
- Coordonner la gestion Opex détaillant en collaboration avec l’équipe des finances et l’équipe juridique;
- Soutenir l’administration du programme OTR, de la planification de la fidélisation des clients et des mesures d’exécution, des solutions de paiement, du soutien POS et BOS, du bureau d’aide, du soutien Back-Office, et de la création et distribution de rapports MS;
- Créer et maintenir une efficacité dans les processus de travail et les communications afin d’aider à l’atteinte des objectifs départementaux;
- Suivre et vérifier les dépenses des cartes de crédit corporatives. Assurer que toutes les dépenses et les reçus sont comptabilisés et que les feuilles de calculs sont soumises au département des comptes payables avec la codification appropriée;
- Procéder à la vérification et à l’allocation mensuelle des MG&A, assurer la vérification croisée de toutes les charges, soumettre tout changement ou réallocation à l’unité commerciale appropriée si besoin;
- Assister la coordination et la planification de rencontres et d’évènements ainsi que l’organisation des voyages d’affaires;
- Effectuer les rapports de dépenses tel que requis;
- Procéder à l’intégration des nouveaux employés du département.

**Qualifications et compétences**:

- Baccalauréat en administration des affaires (ou expérience équivalente);
- 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle comprenant des tâches administratives et de comptabilité;
- Grande capacité d’adaptation, souci du détail et grand sens de l’organisation afin d’être efficace dans un environnement interfonctionnel et collaboratif;
- Doit démontrer un esprit critique, faire preuve d’autonomie et posséder une habilité à travailler en équipe en plus d’être en mesure d’accepter des directives claires;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (une habileté particulière pour Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint);
- Doit être en mesure de procéder à une gestion des priorités des différentes tâches et responsabilités selon les besoins du département et de l’entreprise;
- Bilinguisme essentiel (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit.

**Ce que nous offrons**:

- La participation à Parkland Pledge, un programme de don caritatif mené par les employés.
- Notre plan d'incitation annuel basé sur les performances, une prime annuelle récompensant vos performances.
- Une part de notre succès, grâce au régime d’achat d’actions des employés et à une contribution équivalente offerte par l’entreprise.
- Des forfaits m