Agent de Soutien Au Service Des Greffes

Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent administratif syndiqué d’agent de soutien au Service des greffes (AS-58).

**DESCRIPTION SOMMAIRE**

Relevant du superviseur et du directeur du Service des greffes, L’agent aux comités et à la gestion documentaire offre un soutien administratif aux opérations liées à tous les comités sous l’égide du Service des greffes. Il est chargé de la gestion documentaire du service des greffes, y compris du classement des documents électroniques conformément aux procédures et convention de nommage en place. Il accomplit aussi diverses tâches de secrétariat, tout en assurant le service à la clientèle de première ligne des greffes.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

• Assure, conformément à la procédure en place, le traitement des boîtes courriels liées aux comités sous l’égide du Service des greffes;
• Assure l’examen de l’ensemble des demandes reçues (plaintes, réclamations, dossiers), en vérifie la conformité et y apporte le traitement approprié en fonction de l’urgence et de l’importance de la situation;
• Effectue l’ouverture des dossiers, l’entrée de données ainsi que la préparation, la rédaction et la transmission de certains documents aux intervenants concernés, y compris les accusés de réception et les lettres de non-conformité le cas échéant;
• Effectue la classification, la numérisation, la reproduction et l’archivage de divers documents papiers, audios et vidéos, y compris la fermeture des dossiers liés aux différents greffes ainsi que la gestion électronique des documents du Service des greffes selon le plan de classification et la convention de nommage en place;
• Assure, par téléphone, par courriel ou tout autre mode de communication, le service à la clientèle de deuxième ligne des greffes. Ce faisant, informe et répond aux questions notamment des membres, du public, des parties, des différents services du Barreau ou de partenaires externes en lien par exemple avec le cheminement des dossiers, le rôle des différents comités, la mission du Barreau ainsi que les mécanismes et processus de protection du public;
• Répond, conformément aux processus et règles en place, aux demandes de renseignements concernant le processus disciplinaire ou les antécédents disciplinaires internes (disciplinaires, arbitrage, révision et autres) d’un membre;
• Prépare divers documents aux fins de signature, les achemine aux signataires, reçoit les copies signées et en assure le traitement approprié (classement, envoi, etc.);
• Transmet, reçoit, vérifie la conformité de base et assure le traitement de divers documents tels que les formulaires de vérification des conflits d’intérêts ainsi que les affirmations solennelles des présidents et membres de comité;
• Effectue l’entrée des données et tient à jour divers fichiers statistiques ou de suivi des dossiers (plaintes ou demandes reçues, décisions rendues, conclusions, etc.). En ce qui concerne les décisions émanant des comités, assure la diffusion à l’interne et la transmission à SOQUIJ pour publication externe;
• À l’égard de certains comités uniquement, assure le recrutement des décideurs et des greffiers pour la tenue des audiences. Le cas échéant, résout les conflits d’horaires et/ou de disponibilité et confirme les modalités des audiences (dates, durée, emplacement physique ou virtuel, dossier, etc.);
• Complète et met à jour le calendrier des audiences de tous les comités. Ce faisant, réserve les salles d’audience en présentiel ou en mode virtuel;
• Rédige, transmet et reçoit les formulaires de gestion d’audience des parties;
• Assure l’obtention, la gestion et l’organisation de différents documents à des fins diverses, telles que la production de mémoires de déboursés, dossiers conjoints en appel, dossiers du syndic soumis au comité de révision, dossier d’analyse du CAP, etc.;
• Participe, de concert avec les techniciens juridiques et en fonction des ordonnances rendues, des règles relatives à la protection des renseignements personnels ainsi que du secret professionnel, au caviardage de divers documents (décisions, pièces, plaintes, rapports d’enquête, etc.);
• Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

**QUALIFICATIONS REQUISES**

**Formation**

• Diplôme d'études collégiales, AEC en technique juridique, DEP en secrétariat juridique ou l'équivalent.

**Expérience**

• Deux (2) années d'expérience pertinente.
• Expérience au sein d’un organisme de protection du public (un atout).

**Habiletés et compétences**

• Organisation et gestion des priorités;
• Savoir gérer son temps;
• Service à la clientèle;
• Capacité interpersonnelle;
• Communication interactive;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite;
• Capacité d’apprentissage et d’adaptation;
• Esprit d’équipe