Assistant(E) Administratif(Ve)/réceptionniste

**GROUPE FINANCIER KERR**

**Assistant(e) administratif(ve)/Réceptionniste**

Groupe financier Kerr est à la recherche d'une personne professionnelle, autonome et motivée pour travailler en tant qu'**Assistant(e) administratif(ve)/réceptionniste **à notre bureau de Montréal.

**Qui sommes-nous ?**

**Cabinet financier Kerr **est l'une des plus anciennes firmes de gestion de patrimoine intégrée au Canada. Depuis 1979, nous mettons notre expertise au service d’une clientèle fortunée, sur une base de rémunération à honoraires. Notre équipe de professionnels chevronnés offre, sous un même toit, des conseils pointus en fiscalité, en planification financière et en comptabilité, des services de gestion de portefeuille et de planification successorale, ainsi que des services de gouvernance familiale pour aider les familles canadiennes prospères à préserver et à faire croître leur patrimoine. Nous sommes fiers de nous être hissés au rang de _conseiller de confiance_ auprès de nos clients et de chef de file dans l’industrie.

**Qui sont nos clients ?**

Notre expérience et nos connaissances techniques nous prédisposent à une clientèle bien nanties ayant des besoins multiples et disposant mínimalement d'actifs de placement de 2 millions de dollars. Les fortunes privées requérant des services de gestion globale de patrimoine, aussi connus sous l’appellation de « Family Office », disposent d’actifs de placement allant de 20 à 200 millions de dollars.

**Caractéristiques recherchées**:
Cette opportunité de carrière est idéale pour une personne dotée d’un grand sens de l’organisation et de la collaboration, soucieuse du détail, axée-client, et désireuse d'apprendre. La réussite dans le domaine financier repose en grande partie sur l’intégrité personnelle et sur une approche indépendante et proactive.

**Aperçu du poste**

En tant qu'**Assistant(e) administratif(ve)/réceptionniste**, vous serez responsable de fournir un soutien administratif professionnel et efficace à l'équipe du bureau de Montréal. Les principales responsabilités englobent le soutien administratif aux différents secteurs d'activité, et la gestion de la réception, incluant un soutien téléphonique occasionnel au bureau de Toronto.
- **Les responsabilités sont les suivantes**:_

**Soutien administratif général**
- Effectuer des tâches de bureau générales (photocopies, télécopies, envois postaux, étiquettes, etc.)
- Créer et organiser les dossiers clients au besoin
- Effectuer des projets de recherche simples (ex.: en formation et développement, marketing, assistance dans les divers secteurs d'activité)
- Protéger par mot de passe les documents contenants des informations confidentielles (formulaires fiscaux, documents juridiques, etc.)
- Organiser des réunions pour les associés et apporter un soutien général pendant les périodes de pointes
- Dactylographier des documents dans Word et Excel (envois de masse, formulaires fiscaux, mise à jour de manuels)
- Dactylographier, vérifier l’orthographe et le formatage, et envoyer des correspondances sur demande
- Mettre à jour le système de gestion de la relation client (CRM) sur demande
- Fournir un soutien administratif en anglais et en français

**Soutien pendant la saison des impôts**
- Numériser les documents entrants et sortants dans les dossiers respectifs de nos clients sur le serveur
- Créer et exécuter des envois postaux de masse et autres communications aux clients
- Assembler et organiser les déclarations de revenus, au besoin
- Offrir un soutien aux planificateurs pendant la saison des impôts (ex : organiser des rendez-vous avec les clients, accueillir les clients, mettre à jour les bases de données, le cas échéant)

**Soutien à la réception**
- Assurer la prise en charge des appels téléphoniques pendant les heures de travail
- S'assurer que tous les appels sont traités avec courtoisie, attention et efficacité
- Accueillir les clients et veiller à ce que leur expérience dans nos bureaux soit positive en assurant la mise en place des 2 salles de réunion selon les besoins (installation des technologies de l'information pour les appels vidéo et les présentations, boissons, déjeuner le cas échéant, attention personnelle - engager la conversation)
- Se tenir informé(e) des rencontres avec les clients en gérant les calendriers des salles de conférence
- Veiller à ce que la réception soit maintenue en bon ordre, en tout temps
- Trier le courrier entrant, gérer et organiser le courrier sortant
- Vérifier la boîte vocale et de courriels de l'entreprise et transmettre les messages à qui de droit
- **Compétences**_
- Maîtrise des logiciels Microsoft Excel, Word et Outlook
- Capacité à travailler de manière indépendante et à assumer la responsabilité des tâches
- Aptitude à communiquer de façon claire et concise par écrit et à l’oral
- Excellentes compétences organisati