Controleur(Euse) Documentaire/document Control

Le Groupe Conseil **VTEK inc.** possède une solide expérience dans l’industrie pétrolière et gazière depuis **plus de 20 ans**. Au cours des dernières années, notre firme a connu une croissance sans précédent faisant de nous l’un des leaders dans l’industrie située à **Anjou.**

**Nous offrons**:

- Régime flexible d’assurance médicale collective.
- Retraite à contribution déterminé avec participation de l’employeur.
- Accès à des consultations en télémédecine.
- Programme d’aide aux employés.
- Plateforme d’offre rabais pour mieux être, mise-en-forme et support à la famille.
- Formations adaptées aux besoins de vos fonctions.

**RESPONSABILITÉS**:
Relevant du Directeur Général, le/la Contrôleur(euse) documentaire est responsable de ce qui suit:

- Maintenir la confidentialité des informations sensibles et des conditions de l’entente
- Gérer le cycle de la documentation à l’aide de feuilles de transmission
- Utiliser les procédures de la bibliothèque du projet et les procédures spécifiques au projet
- Utiliser les divers outils et traiter les documents conformément aux procédures VTEK et aux instructions du projet afin de respecter les normes en gestion des documents
- Aide à la mise en place des matrices de distribution du système de gestion des documents
- Enregistrer et gérer la liste principale d’attributs de documents dans le système de gestion des documents, le tout tel que les codes de structure de ventilation des installations, les codes de lot de commande, etc.
- Transmettre les livrables et autres documents selon les instructions de l’équipe de projet
- Fournir des rapports à partir du système de gestion des documents, tels que l’état d’ingénierie et l’état de soumission des documents du fournisseur / entrepreneur, la mesure du progrès technique, les cycles de révision, et assister à accélérer les révisions internes
- Effectuer des audits sur les données dans le système de gestion des documents afin de garantir des rapports précis
- Imprimer, archiver, copier et numériser des documents de projet selon les besoins
- Relire et imprimer des documents avec divers degrés de complexité, de taille et de types si requis
- Aider le ou la responsable du traitement des documents à mettre en place un archivage papier et à gérer cet archivage, le tout si l’archivage papier du projet est requis
- Participer à d’autres initiatives de contrôle de documents de projet et à des tâches de gestion des données
- Aider à la remise finale (« handover ») de la documentation.

**QUALIFICATIONS**:

- 3+ ans d'expériences en bureautique, administration, secrétaire
- DEP-DEC en bureautique, secrétariat
- Bilinguisme pour communications d’affaires (français et anglais) ;
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé ;
- Rigueur et sens du détails;
- Capacité à traduire de la documentation technique ;
- Création de différents types de documents administratifs ;
- Excellentes compétences interpersonnelles ;
- Travailler avec des délais imprévisibles et serrés ;
- Excellente connaissance avec MS Office.
- Bonne connaissance d'Adobe Pro, Publisher, SharePoint, etc.

**VTEK Consulting Group inc**. has solid experience in the oil and gas industry for over **20 years. **In recent years, our firm has experienced unprecedented growth, making us one of the leaders in the industry located in **Anjou.**

**We offer**:

- Flexible group medical insurance plan.
- Defined contribution pension with employer participation.
- Access to telemedicine consultations.
- Employee Assistance Program.
- Discount platform for wellness, fitness and family support.
- Training tailored to the needs of your functions.

**RESPONSIBILITIES**:
Reporting to the General Manager, the Document Controller is responsible for the following:

- Maintain confidentiality around sensitive information and terms of agreement
- Manage the flow of documentation using transmittal sheets
- Use procedures from the project library and project specific procedures
- Use tools and process documents in compliance with VTEK procedures and project instructions to meet Document Management Standards.
- Assist in setting up distribution matrices in the Document Management System.
- Register and maintain the document master list of attributes in the Document Management System, such as facility breakdown structure codes, procurement package codes, etc.
- Allocate deliverable document numbers as required.
- Transmit deliverables and other documents as instructed by the project team.
- Provide reports from the Document Management System such as the engineering status and vendor/contractor document submission status, engineering progress measurement, review cycles and assist in expedite internal reviews.
- Manage the Document Management System portals for transmitting, receiving and distributing documents to internal and external users
- Audit data in the Document Manag