Analyste en Gestion Documentaire

**Description du poste**

L’univers de la collecte sélective est en pleine évolution au Québec et ÉEQ se retrouve au cœur de cet important changement sociétal et environnemental. La modernisation du système répondant aux enjeux du XXIe siècle requiert un important travail de collaboration dans l’organisation et avec les différentes parties prenantes impliquées. À titre de nouveau donneur d’ordre de la collecte sélective au Québec, ÉEQ travaille à mettre en œuvre ce vaste chantier de modernisation de la collecte sélective reposant sur le principe de responsabilité élargie des producteurs (REP) et ce, à titre d’organisme de gestion désigné (OGD). Nous sommes à la recherche d’un(e) collègue passionné(e) par les défis liés à une organisation en croissance et en changement pour compléter notre équipe.

Sous la responsabilité de la secrétaire générale, vice-présidente affaires juridiques et publiques, le titulaire du poste est responsable de l’analyse, du développement, de la coordination et du contrôle des systèmes, méthodes et processus en lien avec la gestion documentaire et l’archivage afin d’assurer une gestion efficiente, flexible et moderne des documents. Il participera également aux divers projets en gestion documentaire, notamment la transition de l’organisme vers une gestion électronique des documents avec un outil de gestion documentaire.

À ce titre, il est prévu qu’il exerce les fonctions suivantes:

- Coordonner et assurer l’implantation, l’évolution et le maintien de systèmes et de processus de gestion documentaire et d’archivage, en élaborant et en déployant des solutions créatives, adaptées et bien alignées avec les besoins de l’organisation et des utilisateurs, tout en respectant les échéanciers établis ;
- Conseiller et soutenir l’organisation quant à l’acquisition de logiciels et d’outils liés à la gestion documentaire et l’archivage ;
- Évaluer les besoins des utilisateurs, recueillir des renseignements auprès de ceux-ci et identifier les sources potentielles de difficultés afin de pouvoir y remédier en déployant les solutions pertinentes ;
- Participer à la définition et à la configuration des exigences fonctionnelles et techniques nécessaire à l’implantation du système de gestion documentaire ;
- Définir et contribuer à la mise en œuvre de stratégies de déploiement, de communication et de gestion du changement nécessaires à l’implantation d’un nouveau système de gestion documentaire ;
- Assurer la mise en œuvre d’une approche organisationnelle cohérente, concertée et axée sur la transformation numérique et l’automatisation des processus en matière de gestion des documents ;
- Concevoir, implanter et mettre à jour des plans de gouvernance, d’architecture d’information et des outils de gestion documentaire (plan de classification, calendrier de conservation, politique GID, outils de gouvernance, catégorisation des actifs informationnels, règles de nommage, guides d’utilisation du système, etc.), tout en voyant à la cohérence de ces outils de gestion documentaire entre eux, et conseiller et soutenir les directions à cet égard ;
- S’assurer que le système de gestion des documents et des archives de l’organisation respecte les lois et règlements en vigueur et assurer une veille des meilleures pratiques en matière de gestion électronique des documents ;
- Développer des formations, former et accompagner les utilisateurs quant à l’utilisation des outils et des bonnes pratiques de gestion documentaire.

**Exigences et qualifications**
- Diplôme d’études universitaire en gestion de l’information, en archivistique ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ;
- Posséder un minimum de 5 à 10 années dans un poste similaire ;
- Expérience pertinente en traitement et indexation des documents ainsi que dans l’utilisation d’un outil de gestion électronique des documents ;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de l’environnement SharePoint et des logiciels d’édition des documents PDF ;
- Connaissance du logiciel Meridian et d’un logiciel de gestion intégrée des documents tel qu’Ultima (atout) ;
- Expérience en projet d’implantation de SharePoint (atout)
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite.

**Compétences**
- Fortes aptitudes à l'organisation et à la planification du travail ;
- Bonne capacité d’analyse ;
- Habiletés à faire preuve de minutie et de précision ;
- Rigueur et autonomie ;
- Dynamisme et créativité ;
- Habiletés en communication et relations interpersonnelles ;
- Discrétion et capacité à gérer de l'information de nature confidentielle ;
- Capacité à travailler en équipe et à offrir un service à la clientèle de qualité.

Conditions d’emploi
- Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine)