Adjoint(E) Administratif(Ve)

**À propos**

Entreprise de construction établie et en croissance, nous cherchons une personne proactive pour soutenir les opérations quotidiennes du bureau, l’équipe de projets et la direction. Vous aimez organiser, prioriser et créer de l’efficacité? Joignez-vous à une équipe collaborative où vos idées comptent.

**Responsabilités principales**
- Accueillir visiteurs, répondre aux appels, courriels et diriger les demandes internes/externes.
- Gérer la correspondance, préparer, formater et réviser lettres, rapports, procès-verbaux et présentations.
- Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers (physiques et numériques), plans, certificats, documents de conformité.
- Soutenir la coordination des réunions: convocations, ordres du jour, salle, visio, prises de notes et comptes rendus.
- Mettre à jour calendriers, échéanciers, suivis d’actions et registres (soumissions, bons de commande, livraisons).
- Aider à la préparation et compilation de documents pour appels d’offres, soumissions et préqualification.
- Effectuer des suivis avec fournisseurs, sous-traitants (documents manquants, attestations, assurances).
- Gérer fournitures de bureau, petites commandes, inventaire équipements administratifs.
- Appuyer l’intégration (onboarding) de nouveaux employés: préparation dossiers, accès, formulaires.
- Vérifier l’exactitude de données (heures, feuilles de temps transmises au service concerné).
- Contribuer aux rappels SST (affichage, registres de formation) et à la conformité interne.
- Mettre à jour listes de contacts, organigrammes, bases de données internes.
- Soutenir initiatives d’amélioration continue (gabarits, normalisation de documents).
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe pour alléger la charge de l’équipe.

**Compétences et qualifications requises**
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) pertinent (administration, bureautique) ou expérience équivalente.
- 2+ ans d’expérience en administration ou coordination (construction, ingénierie ou secteur technique un atout).
- Excellente maîtrise du français écrit et bonne compréhension fonctionnelle de l’anglais (lecture de documents).
- Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, OneDrive) et bonne aisance numérique.
- Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et sens du détail.
- Discrétion, jugement et respect de la confidentialité.
- Excellentes aptitudes d’organisation, autonomie et anticipation des besoins.
- Communication claire, professionnelle et orientée service.

**Atouts**
- Expérience dans un environnement de construction ou chantiers (processus d’appels d’offres, sous-traitants).
- Notions de base en lecture de plans ou vocabulaire technique.
- Familiarité avec un logiciel de gestion de documents ou ERP.
- Connaissance des exigences administratives liées à la SST ou à la conformité (attestations, assurances).

**Qualités recherchées**
- Proactivité et esprit d’initiative.
- Esprit d’équipe et collaboration inter-fonctionnelle.
- Fiabilité et constance dans la qualité du travail.
- Souci d’amélioration continue.

**Ce que nous offrons**
- Environnement structuré mais agile favorisant le développement professionnel.
- Outils modernes et ouverture aux nouvelles idées d’efficacité.
- Culture axée sur le respect, la transparence et le soutien mutuel.
- Possibilités d’élargir vos responsabilités selon votre progression.

**Job Types**: Full-time, Permanent

Pay: $24.53-$28.85 per hour

**Benefits**:

- Company events
- Employee assistance program
- RRSP match

Work Location: In person