Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) D'équipe

**POSTE VACANT **:Coordonnateur(trice) Administratif(ve) d’équipe Marketing
**LIEU DE TRAVAIL **:Montréal
**SE RAPPORTE AU**: Marketing

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**MISSION DU POSTE**:
L’Assistant(e) de Direction et coordonnateur(trice) d’équipe Marketing accompagne l’équipe marketing par ses compétences d’organisation, de planification et son support administratif afin que les opérations du département et la vie d’équipe se déroulent de manière fluide, actualisée, productive. Le ou la titulaire du poste épaulera l’équipe de gestion du service Marketing afin d’assurer que le groupe travaille efficacement et qu’il reçoive le support nécessaire pour être en mesure de répondre aux attentes tant à l’interne qu’à l’externe. La personne en charge du rôle soutiendra de plus la direction du département en assurant la gestion de son agenda, la préparation de ses déplacements et en l’accompagnant dans la planification de la vie d’équipe au quotidien, en sachant montrer proactivité et prise d’initiative pour lui permettre d’exercer son rôle avec le plus d’efficacité et de qualité possible.

**Principales responsabilités:
- Organiser et coordonner les grandes réunions du département, en préparer les documents nécessaires (ordre du jour, suivis )
- Préparer les rapports quotidiens et autres documents au besoin
- Apporter son support aux équipes sur les lignes directrices et le processus relatifs à la gestion des documents comptables
- Faire le suivi des budgets auprès des responsables et effectuer le processus de régularisation, notamment les courus mensuels.
- Apprendre à utiliser les nouvelles technologies bureautiques au fur et à mesure qu'elles sont élaborées et déployées
- Fournir de courtes formations sur les nouveaux outils aux employés du service. Agir comme super-utilisateur
- Participer à diverses tâches administratives en lien avec l'environnement de travail
- Faire preuve d'initiative et de jugement dans le traitement des demandes/documents habituels et confidentiels
- Faire le suivi des mesures déléguées à l'équipe par le chef hiérarchique
- Recueillir chaque semaine les points saillants et les principales communications, puis les cascader à l’ensemble de l’équipe
- Coordonner tous les processus administratifs relatifs à l'arrivée ou au départ d'un membre de l'équipe et devenir la principale personne-ressource pour tous les besoins en matière d'orientation et d’utilisation des principaux outils internes.
- Coordonner et mettre à jour le programme d’intégration marketing conjointement avec le chef hiérarchique.
- Tenir Outlook à jour, plus particulièrement le calendrier (planification des rendez-vous). Gérer et mettre à jour les listes de distribution Outlook pertinentes, selon les besoins de l'équipe et du chef hiérarchique.
- Soutenir le directeur Marketing dans la planification et la coordination des réunions, des entrevues, des événements et autres activités; organiser et entrer ses dépenses dans le système de réservation et traitement des déplacements et comptes de dépense
- Transmettre les messages aux personnes concernées, coordonner le cheminement de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe
- Supporter la Direction Marketing et l’ensemble des gestionnaires dans la préparation des rapports et des présentations, particulièrement lors des grandes périodes stratégiques et moments clés de l’année
- Recommander des modifications / améliorations dans le contenu et la structure des présentations
- Rassembler les lignes directrices de la Société et en informer l'équipe et les gestionnaires en conséquence
- Veiller à ce que les renseignements clés de la direction soient communiqués de façon appropriée, au sein du département et agir comme agent de liaison auprès des autres équipes
- Superviser le comité social et cascader les activités proposées pour approbation au directeur marketing, en plus d’y gérer le budget associé
- Organiser les aspects logistiques et la mise en œuvre des ateliers, des formations, événements pour l’équipe marketing
- Soutenir l’équipe aux événements et commandites dans l’allocation de billets aux différents départements et mise en place de concours (lorsque applicable).
- Agir comme point de contact pour toutes les questions de l’équipe sur les lignes directrices et le processus relatifs aux dépenses
- Gérer l’intégralité du budget travel & entertainment et suivre les dépenses associées à ses différentes structures

**Exigences**:

- Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente;
- De trois à cinq ans d’expérience dans un rô