Adjoint(E) - Direction Générale Et Secrétariat Général

**Adjoint(e) - direction générale et secrétariat général**

**Direction générale**

Sous l’autorité de l’adjoint exécutif et chargé du secrétariat général, le titulaire du poste seconde son supérieur dans l’ensemble de ses responsabilités pour soutenir la direction générale, la direction générale adjointe et le bureau des technologies de l’information. Il assiste également son supérieur relativement à la préparation et la rédaction des documents de gouvernance interne, afin de répondre aux demandes en termes de secrétariat corporatif pour l’ensemble de la SHDM. En collaboration avec son supérieur, il soutient le président du conseil d’administration ainsi que les présidents des comités. Il rédige des projets de lettres, ententes et rapports en respect des politiques, procédures et normes applicables.

**Entre autres, la personne salariée doit**:
**Soutien administratif**
- Assister les équipes du bureau des technologies de l’information et de la direction générale adjointe dans leurs tâches administratives et optimiser la gestion de leurs activités, et ce, dans le respect des politiques, normes et procédures établies ;
- Organiser des réunions ou rencontres ponctuelles et statutaires pour la direction générale, la direction générale adjointe et le bureau des technologies de l’information, tout en s’assurant de l’organisation matérielle. Dresser les procès-verbaux et en assurer le suivi ;
- Analyser le contenu de documents et proposer des solutions dans l’exécution de divers mandats de la direction générale, la direction générale adjointe et le bureau des technologies de l’information;
- Collaborer avec son supérieur à l’évolution de divers mandats ou dossiers de la direction générale, direction générale adjointe et du bureau des technologies de l’information ;
- Participer à la rédaction ou à la révision de documents tels que les politiques, les directives, les contrats, les ententes, les lettres, les rapports, etc. ;
- Soutenir son supérieur dans la coordination du soutien administratif entre les directions pour assurer le respect des politiques, des procédures et normes applicables ;
- Effectuer des recherches sur les registres publics ;
- Effectuer divers travaux administratifs de recherche, de compilation et d’analyse de données ;
- Participer à l’organisation d’événements corporatifs ;
- Agir, à l’occasion, à titre de commissaire à l’assermentation.

**Secrétariat corporatif**
- Soutenir son supérieur dans son rôle de secrétaire corporatif du conseil d’administration, notamment par l’établissement des projets d’ordre du jour, des calendriers de travail, des avis de convocation, de la préparation des projets de résolutions et des gabarits de procès-verbaux ;
- Travailler conjointement avec son supérieur pour planifier, préparer et présenter de manière efficace la documentation, en plus d’assurer le soutien administratif lors de réunions du conseil d’administration ou des comités ;
- Réviser les documents soumis à l’appui des recommandations des diverses directions de la SHDM (sommaires décisionnels, notes aux instances) ;
- Rédiger les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration et des sous-comités et coordonner la révision des documents avec les présidents de chacun des comités ;
- Assurer un suivi relatif aux décisions et documents officiels découlant des réunions de gouvernance;
- Assurer le dépôt des divers documents sur la plateforme numérique relative à la gestion des séances du conseil d’administration et des divers comités, dans le respect des délais prescrits ;
- Répondre et assurer le suivi aux demandes de renseignements et des requêtes qui surviennent avant, pendant et après les réunions ;
- Soutenir son supérieur dans la préparation et la rédaction de toute correspondance ou tout autre document ;
- Assurer le suivi des demandes de remboursements des administrateurs ;
- Offrir le soutien à son supérieur dans le processus d’accompagnement et d’intégration des administrateurs ;
- Assurer la coordination et le soutien administratif des événements internes et externes ;
- Remplacer son supérieur, lors de ses absences, dans l’organisation des séances du conseil d’administration et des comités du conseil ;
- Appliquer les règles de gouvernance ainsi que les diverses politiques et procédures de la SHDM ;
- Assister son supérieur dans l’organisation de l’assemblée générale des membres de la SHDM ;
- Tenir à jour les déclarations annuelles des administrateurs auprès des instances concernées, telles que la Régie du bâtiment, le Registraire des entreprises, etc. ;
- Tenir à jour la liste des administrateurs et les diverses résolutions découlant des diverses sociétés, divers syndicats de copropriété de la SHDM ;
- Effectuer toute autre tâche connexe.
- Détenir un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de l’administration, juridique ou son équivalent reconnu ;
- Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience dans un travail comparable ;
- Avoir une connaissance du milieu mu