Adjoint(E) Exécutive- Spécialiste en Procédés

**Description du poste**:
La personne titulaire du poste assume la gestion de l'ensemble des tâches de la Directrice général adjointe, notamment, la gestion de courriel et d’agenda, la préparation de divers dossiers et réunions, la résolution sur une base quotidienne certains problèmes à caractère administratif plus complexe et elle développe et entretient de bonnes relations de travail tant à l’interne qu’à l’externe.
Elle peut être appelé à donner du support également au bureau de l’innovation et de la transformation numérique dans leur mandat. La personne coordonne les activités administratives et participe aux opérations reliées à la gestion de la direction générale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
SOUTIEN, ADMINISTRATION ET PERFORMANCE
- Assure la coordination du secrétariat de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ;
- Fournit des réponses aux questions et problèmes PLUS COMPLEXES relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif ;
- Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations ;
- Assure le suivi du courrier qui lui est spécifiquement destiné ;
- Traite les communications téléphoniques qui s’adressent à la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ainsi qu’à ses cadres et réoriente toute autre communication ;
- Reçoit les courriels et fait le tri; gère ceux qui concernent directement la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance;
- Maintient, suit et assure le classement de la correspondance de la directrice générale adjointe;
- Tient à jour l’agenda de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ainsi que ses cadres.
- Reçoit les demandes, les inscrit ,supervise l’organisation des réunions ou rencontres et assure l’aspect logistique ;
- Assure la rédaction de certaines lettres signées par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance.
- Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ou ses cadres ;
- Prépare les rencontres de différents comités et est responsable du comité des directions administratives : élabore l’ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique ;
- Révise les textes soumis pour la signature de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres afin de s’assurer qu’ils respectent les normes graphiques et vérifie l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte;
- Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe;
- À la demande de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance ou ses cadres, assure le secrétariat de comités en préparant les ordres du jour et la documentation nécessaire, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant les suites qui en découlent;
- Assiste la directrice générale adjointe - soutien administration et performance ou ses cadres dans les projets spéciaux;
- Assure la gestion des dossiers personnels de la directrice générale adjointe - soutien, administration et performance et ses cadres : notes de frais et autres ;
- Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances) ;
- Accomplit tout autre mandat à la demande de la directrice générale adjointe - soutien administration et performance ou ses cadres.

SOUTIEN À L'ACTUALISATION DE LA MISSION UNIVERSITAIRE
- Est appelé à superviser et/ou à collaborer à la supervision des stagiaires si elle possède les qualifications exigées par les établissements d’enseignement ;
- Facilite l’accueil et l’intégration de tous les stagiaires de son service, quelle que soit leur discipline;
- Contribue au développement de pratiques de pointe ;
- Participe à des projets de recherche, avec l’accord de son supérieur immédiat.

**Exigences**:

- Baccalauréat dans le domaine des sciences de l’administration ou dans une discipline jugée pertinente;
- Deux années d’expérience pertinence en lien avec le poste

Compétences clés attendues:

- Autonomie et Débrouillardise
- Confidentialité et discrétion
- Orientation vers le service à la clientèle
- Attitude positive et respectueuse
- Capacité décisionnelle et initiative
- Analyse et