Technicien en Administration

Le CIUSSS de l'Est-de l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

**Site web de l’établissement***: ciusss-estmtl.gouv.qc.ca

**Description**

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

Sous l'autorité du directeur général adjoint soutien, logistique et technologie (DGA-SLT), la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux administratifs de nature complexe et voit aux relations internes pour la direction générale adjointe et les directions sous-jacentes, c’est à dire la direction des ressources technologiques, la direction des services techniques et la direction de la logistique du CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal et les relations externes de la direction; Elle coordonne les demandes ministérielles et contribue à la production des redditions

de comptes requises auprès du Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) dans les délais alloués ; L’ensemble de ses responsabilités l’amènera à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées. L’attention portée aux détails, la discrétion dans le traitement de l’information confidentielle, la capacité d’établir des priorités et de s’adapter aux demandes changeantes et à la pression pour respecter les

échéances sont des aptitudes essentielles à la réussite dans ce poste.

**FONCTIONS SPÉCIFIQUES**
- Soutien aux activités professionnelles du DGA-SLT:

- Elle soutient le DGA dans la planification et la gestion de son temps (agenda) et le suivi de ses courriels;
- En tant que principale collaboratrice du DGA-SLT, elle assure une image de marque de la direction dans les relations avec les partenaires internes et externes. Elle assignera les commandes ministérielles aux directions appropriées et contribuera à la production des différentes redditions de comptes requises et s’assurera de la
- conformité des réponses avant de l’envoyer auprès du Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS);
- Elle assure le suivi des communications internes et externes de sa direction avec les directions logistique, technique et technologique;
- Elle coordonne les suivis des statutaires entre le DGA- SLTavec les directeurs des directions sous-jacentes avec -l’outil approprié de la suite Office;
- Elle participe, assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités stratégiques et décisionnels;
- Effectue également de façon autonome l’analyse et le suivi de certains dossiers à la demande du directeur général adjoint;
- Au quotidien, elle sera responsable du fonctionnement administratif au sein des directions sous-jacentes vers la direction générale, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du
- l’organisation, le cas échéant. Voit à accroître l'efficience du secrétariat de la direction générale adjointe et des directions sous-jacentes en mettant en place des
- modifications appropriées;
- Elle effectue des travaux reliés à la gestion financière (GRI, impression des rapports DGA-SLT, commandes), à l'organisation du travail, à l'approvisionnement (réquisition, bon de commande, contrat, renouvellement et facture)
- et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions;
- Elle autorisera les relevés de présence pour la direction générale adjointe et les directions sous-jacentes, les congés dans le logiciel Virtuo RH Paie en s’assurant de la couverture des besoins de la direction;
- Elle s’occupera des autorisations des comptes de dépenses pour la direction générale adjointe et les directions sous-jacentes dans le logiciel RH Paie tout en suivant le recueil de politique de gestion du conseil du trésor sur la directive sur les frais remboursables lors d'un déplacement et autres frais inhérents;
- Elle collaborera à la gestion des comptes à payer, tout en suivant le processus menant à la signature de contrat et au paiement des factures, de la direction et des directions sous-jacentes dans le logiciel Logibec;
- Elle participe aux rencontres, comités, tables ministérielles et le cas échéant prépare la documentation et rédige les comptes rendus, transmets les suivis et coordonne les plans d’action;
- Elle établit et maintient un système de classement efficace des documents administratifs pour l'ensemble de la direction générale adjointe et selon l