Administrateur/trice de Bureau Et de Location

Fondée en 1982 par des membres de la famille Armoyan, Armco Capital Inc. est passée d'une petite entreprise familiale à un groupe diversifié et dynamique d'entreprises s'étendant de l'est du Canada jusqu'aux États du sud des États-Unis. Aujourd’hui, Armco fait partie des plus grandes organisations de ce type au Canada atlantique et nous ne nous arrêtons pas. Armco continue de croître; tant dans la diversification des affaires, le développement que dans son équipe de professionnels dévoués.

**Administrateur/trice de bureau et de location**

Les responsabilités reliées à ce poste sont de fournir un soutien administratif solide et des conseils relatifs à toutes les fonctions générales du bureau afin d'assurer le bon déroulement des procédures. Le/la titulaire du poste participera à diverses activités de gestion immobilière, notamment en répondant aux demandes de location et de déménagement, en coordonnant les visites et en effectuant des tâches administratives.

**Principales Responsabilités**

**Gestion de bureau**:

- Maintenir les services de bureau en organisant les opérations et les procédures de bureau, en gérant les correspondances, le système de classement et la documentation interne.
- Maintenir l'efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes/procédures de bureau, ce qui peut inclure l'acquisition d'équipements.
- Se tenir au courant des projets en cours, afin de permettre une bonne intégration des services de soutien.
- Préparer ou réviser des documents pour les membres de l'équipe, le cas échéant.
- Tâches administratives telles que les notes de frais et les rapports pour le président.
- Distribution et suivi de l'ensemble du courrier entrant et sortant ainsi que des coursiers, approbation des factures des coursiers.
- Saisie de données à un niveau de précision élevé, selon les besoins.
- Commander et gérer les fournitures de bureau.
- Gestion de la petite caisse.
- Préparation/modification des bons de commande pour les fournitures et les services pour tous les départements.
- Fonctions AR/AP du bureau local et point de contact.
- Traitement des chèques et dépôts bancaires.
- Tâches de réception, telles que répondre à tous les appels, servir de point de contact pour tous les visiteurs du bureau, garder la cuisine propre et approvisionnée en produits de base pour le café.
- Autres projets et responsabilités en fonction des besoins.

**Location et gestion des biens immobiliers**:

- Répondre à toutes les demandes de location (courriels, appels et visites).
- Programmer et coordonner les visites d’appartements et des équipements avec les clients potentiels, et s'assurer que le locataire est disponible pour la visite.
- Coordonner les visites pour la société immobilière désignée.
- Effectuer la vérification des antécédents auprès d'une société tierce et évaluer le rapport avec le gestionnaire immobilier.
- Rédiger le contrat de location (bail) et percevoir le premier mois de loyer.
- Créer le profil des locataires dans le logiciel de gestion immobilière
- Point de contact pour les questions de suivi concernant les déménagements, etc.
- Visite des appartements le jour de l'emménagement pour s'assurer que tout va bien, en notant les problèmes qui doivent être résolus.
- Mise à jour de la liste des contacts pour les casiers de livraison sécurisés à chaque emménagement/déménagement.
- Réunions régulières avec le gestionnaire immobilier pour passer en revue les unités disponibles, les baux récemment signés et le calendrier des emménagements/déménagements.
- Remplacement des clés perdues ou endommagées.
- Programmation des demandes de réservation du salon et collecte des dépôts de garantie.
- Assurer la liaison entre les locataires et le service d'entretien lorsque cela est nécessaire (problèmes urgents à régler immédiatement).
- Remplacer le gestionnaire de propriété.

**Prérequis**:

- Formation post-secondaire en commerce, en finance ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans un domaine connexe
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer à tous les niveaux en anglais et en français.
- Excellentes compétences en matière de gestion du temps et de service à la clientèle (interne et externe)
- Souci du détail et sens aigu de l'organisation
- Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles.
- Esprit d’initiative
- Expérience reconnue dans la gestion efficace de plusieurs projets simultanément, ainsi que capacité à travailler à un niveau élevé de productivité dans un environnement complexe et en évolution rapide.
- Maîtrise de Word, Excel et Outlook.
- Une expérience de l'AP/AR est considérée comme un atout.
- Expérience de l'utilisation de Yardi ou d'un système de gestion des biens immobiliers, un atout.
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