Adjoint(E) de Direction

Poste convoité**:Adjoint(e) de direction**

Actif depuis 2015, le Centre de prévention de la radicalisation menant à la violence (CPRMV) est un organisme à but non lucratif visant à prévenir la radicalisation menant à la violence et les comportements motivés par la haine en éduquant, mobilisant et soutenant la population de Montréal et l’ensemble du Québec.
- **Nous recherchons une personne dynamique, polyvalente et passionnée par notre mission, désireuse de participer activement au développement du Centre à travers l’optimisation des processus administratifs nécessaires à son bon fonctionnement.**_

**Description de fonction**

**PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

**Soutien à la direction générale**
- Maintenir une collaboration étroite et efficace avec la direction générale en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi;
- Convoquer sur instruction de la direction générale les réunions du conseil d'administration, et en assurer la coordination;
- Préparer les ordres du jour du conseil d'administration et documents afférents, les faire approuver par la direction générale, selon le calendrier établi et dans les délais prescrits;
- Assister aux réunions, prendre les minutes et rédiger les comptes rendus;
- Produire ou réviser les documents PowerPoint lors des réunions internes ou externes;
- Rédiger, réviser, mettre en forme la communication destinée à l’interne ou à l’externe tels les présentations, courriels, lettres;
- Soutenir les membres de la direction et les projets pilotés par le CPRMV;
- Coordonner les déplacements et voyages d’affaires et préparer les demandes de remboursement de frais et paiement de factures de la direction générale.

**Gestion administrative**
- Gérer les appels téléphoniques, les boîtes de courriel du Centre, les questions et les demandes de renseignements internes et externes. Rediriger les appels et les messages aux collaborateurs appropriés selon les cas;
- Assurer les réservations lors de déplacements;
- Assurer les achats de matériel et fournitures de bureau, contrôler les stocks et passer les commandes avant rupture des stocks;
- Agir à titre de personne ressource pour les besoins logistiques en lien avec les bureaux et les ressources matérielles: réservation de salles de réunion, mobiliers, équipements téléphoniques, informatiques;
- Collaborer à l’organisation des événements tenus par le Centre;
- Identifier les enjeux opérationnels et organisationnels et suggérer des améliorations;
- Soutenir le service comptable dans l’approvisionnement, le suivi des fournisseurs, les paiements;
- Soutenir le service comptable dans le traitement de la paie;
- Gérer la petite caisse;
- Soutenir l’équipe dans la préparation des demandes de subventions ou la préparation des ententes;
- Gérer des projets spéciaux tels la recherche de local, négociations d’ententes de locations, assurances, etc.).
- Assumer la responsabilité de projets ponctuels reliés aux besoins de l’organisation;
- Réaliser toute autre tâche connexe demandée par la direction générale.

**Gestion des ressources humaines**
- Gérer le processus de recrutement (annonce, sélection, organisation des rencontres, lettres d’embauche);
- Assurer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés en collaboration avec la direction;
- Assurer la gestion administrative du personnel;
- Tenir les registres des données relatives au personnel sur papier et dans les bases de données;
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires concernant les ressources humaines;
- Répondre aux demandes et questions internes et externes concernant les RH;
- Participer activement aux rencontres d’équipes;
**PROFIL RECHERCHÉ**
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en technique administrative, bureautique ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Administration des affaires Ressources Humaines)
- Expérience mínimale de 3 ans, en gestion administrative, en Ressources Humaines, gestion de projets, ou tout autre poste pertinent dans les ressources humaines et l’administratif
- Maîtrise du français (écrit et parlé) et de l'anglais (écrit et parlé)
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et de tous les outils de collaboration dont SharePoint
- Connaissances des portails pour les assurances collectives et régime de retraite, un atout
- Connaissance du logiciel comptable SAGE et de la gestion par projets; un atout.

**QUALITÉS REQUISES**
- Excellentes compétences de communication et habileté relationnelle
- Compétences marquées en gestion de priorités et capacité de mener à bien et simultanément plusieurs dossiers dans le respect des échéanciers
- Autonomie de travail doublée d’une excellente capacité à travailler en équipe
- Forte capacité d’adaptation et excellent sens de proactivité
- Professionnalisme,