Office Manager

Office manager/Coordo Administrative

**Ton rôle**
Tu es une personne vive d’esprit, polyvalente et passionnée de logistique. Ta nouvelle mission dans la vie est de contribuer à la production de contenu eSports et de créer une ambiance de travail exceptionnelle.

Tu contribues au succès, et au bon temps, de l’équipe grâce à ton enthousiasme et à ta joie de vivre.
En tant que personne-ressource, tu prends également ton rôle d’ambassadeur de bonnes vibes au sérieux.

**Composantes du rôle**
- Relève de la directrice de production qui supervise les différentes productions.
- Savoir jongler avec les chiffres afin de pouvoir mettre à jour et respecter le budget de production.
- Responsable de l’organisation et de la logistique pour tout ce qui touche aux voyages.
- Soutiendras le service de comptabilité dans ses tâches administratives.
- Traiter et classer les factures des fournisseurs et faire la saisie de quelques données de bases relatives aux projets.
- Prépare et soumet les états de compte et les conciliations de cartes de crédit.
- Organiser, préparer et suivre les envois de courrier du bureau.
- S’assurer que tout le matériel de bureau (fournitures, collations, etc.) est à la disposition des membres de l’équipe.
- Aider les employés de l’entreprise dans le cadre de divers projets de recherche à l’interne et à l’externe.

**Les qualités requises**
- Excellent communicateur, autant en personne que par écrit, et ce, majoritairement en anglais.
- Capable de porter plusieurs chapeaux, plein de ressources et autonome.
- Excellente capacité à établir les priorités et à respecter les délais.
- Porte une attention particulière aux détails.
- Excellente connaissance de Microsoft Office (excel) et G Suite.
- Excité à l’idée de travailler à partir de notre bureau situé à Saint-Sauveur, Qc.

**Les avantages de travailler chez Boombox**
Des projets de classe mondiale, un lieu de travail unique à Saint-Sauveur (bureau avec piscine et bien plus Oui, oui), une allocation santé pour aider nos employés à garder la forme ainsi qu’une assurance maladie et dentaire

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**The Role**
You’re a multi-talented, logistics enthusiast and quick thinker whose new mission in Life is to contribute to the production of eSports content AND deliver an amazing office experience.

With your enthusiasm and _joie de vivre_, you’ll support the team towards success, good fortune and good times, by being the go-to person and good vibe ambassador at the office

**Components of the Role**
- This role reports to the Production Manager, who oversees various productions.
- You’ll be tracking the numbers by updating the Production Budget.
- Build, maintain and track logistics for any given event, pertaining to travel.
- Supporting the accounting department with administrative tasks.
- Process and file invoices from suppliers and basic project related data entry.
- Preparing and submitting expense reports and credit card reconciliations.
- Ensuring availability to help colleagues where necessary.
- Make sure all office related materials (ie: office supplies, snacks, etc) are at the team’s disposal.
- Organizing, preparing and tracking office shipments.
- Helping company employees with internal and external research projects.

**What makes a great office manager**
- You’re an excellent communicator who is bilingual with strong English writing skills.
- Resourceful, self-learner and capable of wearing multiple hats.
- Excellent prioritization skills.
- Ability to respect deadlines.
- Strong attention to details.
- Strong Microsoft Office (Excel) and G Suite skills.
- Excited to work from our office located in Saint-Sauveur, QC

**The Boombox DNA**
- We hustle harder
- We play offense (not defense)
- We practice maximum enthusiasm
- We’re focused on improvement & innovation
- We deliver: on time and on budget

**Perks of Working at Boombox**
World-class-driven projects, Unique workplace in St-Sauveur (office with pool + lifestyle), Health &
Fitness allowance, and Health & Dental Insurance (of course)

**Benefits**:

- Casual dress
- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Wellness program

Schedule:

- Monday to Friday
- No weekends