Administrative Office Coordinator

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**Job Title**: Administrative Office Coordinator
**Location**: 215-4115 Sherbrooke St. W., Westmount, Quebec H3Z 1K9 (in person, not hybrid)

**Job Type**: Full-Time or Part-Time (flexible hours to be discussed)
**Compensation**: To be discussed

**About the Company**

Macabee Financial Inc. & OWN Financial Services Inc. are firms specializing in the distribution of insurance and financial products. We are committed to building long-term relationships with individuals, families, and business owners by providing expert guidance throughout all stages of life. Our mission is to deliver tailored insurance and investment strategies that meet the evolving needs of our clients.

**Position Summary**

We are seeking a proactive and detail-oriented Administrative Office Coordinator to support day-to-day operations and contribute to the efficiency of our office. In this role, you will provide essential administrative and clerical support, maintain accurate records, and act as a key point of contact between advisors and insurance and investment companies.

**Key Responsibilities**
- Handle and maintain confidential client files
- Communicate with insurance customer service representatives
- Create insurance proposals and policy illustrations
- Utilize insurance provider online portals for data entry and updates
- Ensure accuracy of all documentation
- Maintain organized manual and electronic filing systems
- Perform general office duties such as filing, scanning, copying, and data entry
- Order and manage office supplies and inventory

**Qualifications & Skills**
- Bilingual in English and French (spoken and written)
- Post-secondary education
- Experience in an administrative support role (preferred)
- Knowledge of or experience in the insurance industry (preferred)
- Strong organizational and multitasking skills with the ability to prioritize tasks
- Confident using Microsoft Excel, Word, and Adobe
- Knowledge of Equisoft, LifeGuide, or FundServ is desirable
- Professional, accountable, and detail-oriented with good interpersonal skills

**Career Development Opportunities**

This role offers significant growth potential, including opportunities to:

- Assist with business development
- Support internal audits and ensure regulatory compliance
- Pursue licensing to become a life insurance advisor

*Acceptance is contingent upon a satisfactory credit evaluation and security background check.

**Titre du poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve) de bureau**
**Lieu : 215-4115, rue Sherbrooke O., Westmount (Québec) H3Z 1K9 (en présentiel, non hybride)**
**Type d’emploi : Temps plein ou temps partiel (horaire flexible à discuter)**
**Rémunération : À discuter**

**À propos de l’entreprise**

Finance Macabee inc. et OWN Services financiers inc. sont des entreprises spécialisées dans la distribution de produits d’assurance et de services financiers. Nous nous engageons à établir des relations à long terme avec les particuliers, les familles et les propriétaires des entreprises en offrant des conseils d’experts à toutes les étapes de la vie. Notre mission est de proposer des stratégies d’assurance et d’investissement personnalisées qui répondent aux besoins évolutifs de nos clients.

**Résumé du poste**
Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) de bureau proactif(ve) et rigoureux(se) pour soutenir les opérations quotidiennes et contribuer à l’efficacité de notre bureau. Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif et clérical essentiel, maintiendrez des dossiers précis et agirez comme un point de contact clé entre les conseillers et les compagnies d’assurance et de placement.

**Responsabilités principales**
- Gérer et conserver des dossiers clients confidentiels
- Communiquer avec les représentants du service à la clientèle des assureurs
- Préparer et gérer les formulaires et les demandes pour la signature des clients et/ou des conseillers
- Créer des propositions d’assurance et des illustrations de polices
- Utiliser les portails en ligne des assureurs pour la saisie et la mise à jour des données
- Gérer et surveiller les communications courriel de l’entreprise
- Vérifier l’exactitude de toute la documentation
- Maintenir des systèmes de classement manuels et électroniques organisés
- Effectuer des tâches générales de bureau telles que le classement, la numérisation, les photocopies et la saisie de données
- Commander et gérer les fournitures et l’inventaire du bureau

**Compétences et qualifications**
- Bilinguisme français-anglais (parlé et écrit)
- Formation postsecondaire
- Expérience préalable dans un rôle de soutien administratif (préférée)
- Connaissance du secteur de l’assurance ou expérience connexe (un atout)
- Forte capacité d’organisation et de gestion de multiples tâches avec aptitude à établir les priorités
- À l’aise avec Microsoft Excel, Word et Adobe
- La connaissance d’Equisoft, LifeGuide ou FundServ est un atout
- Pr