Secrétaire de Direction

**SUPERBE OPPORTUNITÉ POSTE PERMANENT À UQAM. À QUI LA CHANCE?**

Le **Bureau des diplômés** a pour mission d’établir, de maintenir et de cultiver des relations durables avec les personnes diplômées de l’UQAM.

Les initiatives du Bureau des diplômés visent à renforcer le sentiment d’appartenance des diplômés de l’UQAM à leur alma mater en suscitant leur implication dans la vie de l’université, en leur offrant diverses occasions de réseautage et de nombreux services et privilèges.

Avec plus de 290 000 diplômés qui rayonnent dans tous les secteurs d’activité, ici comme à l’international, le Bureau des diplômés a aussi pour priorité de mettre en relief les contributions des diplômés à la vie sociale par la diffusion de leurs réalisations et la remise de divers prix.

**Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)**
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Bureau des diplômés

Groupe d'emploi : Bureau
Numéro du poste : 7660
Statut : Régulier temps partiel
Horaire : Régulier temps partiel 28 heures / semaine,

Pavillon : B : Maisonneuve

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente ou toutes combinaisons d'expériences et de scolarité jugées pertinentes.
Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 24.83 $ et 31.45 $
Classement salarial : 6

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Assure une veille reliée aux personnes diplômées notamment en effectuant des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents et en assurant la mise à jour de leurs coordonnées
- Collabore à l'organisation des activités du service;
- Tient à jour l'agenda de sa supérieure et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et lui remet les cas en suspens au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;
- Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
- Tient à jour le système de classement relié à ses activités; effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au service des archives et de gestion des documents.
- Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, modification budgétaire et rapport, effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production; tient à jour et compile des données nécessaires à la production de statistiques et de différentes listes telles que liste de subvention, de clients, d'employées, d'employés et en commande l'impression;
- La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.

L'effet UQAM sur votre vie et votre carrière c'est entre autres:

- L'énergie d'un monde étudiant
- L'influence d'un milieu urbain
- Une belle qualité de vie