Secrétaire de Direction

**VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS**:
L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

Joignez l’équipe du premier réseau québécois de recherche entièrement dédié à l’économie circulaire.

Première au Canada, le Réseau de recherche en économie circulaire du Québec (RRECQ) permettra au Québec de jouer un rôle de leader en la matière à l’échelle du pays et de l’Amérique du Nord. Le RRECQ mobilise plus de 250 chercheuses et chercheurs au sein de 18 universités et 7 collèges québécois.

Fruit d’un consortium entre HEC Montréal, l'Université Laval, l’École de technologie supérieure (ÉTS) et Polytechnique Montréal. Le RRECQ est propulsé et hébergé par le Centre d'études et de recherches intersectorielles en économie circulaire (CERIEC) basé à l'ÉTS.

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire de direction. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches **cliquez ici**.

**VOTRE RÔLE**:
Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, du Réseau de recherche en économie circulaire du Québec (RRECQ), vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives et de soutien de nature variée et complexe telles:

- Participer à la planification et à l’organisation des activités du Réseau et assurer le suivi d’opérations spécifiques qui en découlent.
- Assurer la liaison entre le RRECQ et les unités administratives et académiques de l’École et celles des universités partenaires du RRECQ ou avec des partenaires et organismes externes.
- Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d’ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l’absence du supérieur hiérarchique.

**Quel sera votre rôle au quotidien**:

- Recevoir les personnes qui s’adressent au RRECQ et répondre à leurs demandes de renseignements sur les activités et projets du Réseau, sur les critères d'adhésion et de financement et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d’ordre global ou stratégique ou sur tout autre sujet concernant le RRECQ; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l’information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
- Assurer les communications et les échanges d’informations nécessaires avec les membres et partenaires du Réseau, les cotitulaires et autres membres du comité de gestion, les responsables des différentes unités de l’École, des universités, des autres établissements d’enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
- Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités du RRECQ; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s’y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
- Prendre connaissance du courrier, des courriels et communications sur les réseaux sociaux, faire les vérifications d’usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l’information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l’absence de la personne supérieure, évaluer l’importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
- Gérer la boîte courriel du RRECQ,
- Planifier, coordonner et organiser la logistique des rencontres des comités de gouvernance du Réseau
- Participer à l’organisation de réceptions et événements du RRECQ; s’occuper des invitations, de compiler les réponses, de réserver les lieux repas et équipements audiovisuels; assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements et hébergements de l’équipe RRECQ. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire. Tout autre soutien logistique et administratif connexe (ex. suivi et paiement des fournisseurs).
- Rédiger des notes de rencontres, des procès-verbaux, comptes-rendus, diaporamas pour présentations, procédures internes, etc.
- Assurer les suivis auprès des participants et de ses supérieurs s’ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
- Collaborer à l’administration du budget du RRECQ, préparer les demandes de transferts interétablissements, l