Assistant(E) Administratif(Ve) Et Soutien Clients

**ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE ET SOUTIEN CLIENTS**

**Donnez un sens à votre travail en participant activement à la croissance d’un centre d’expertise international qui regroupe et soutient des employeurs favorisant la santé mentale et le bien-être au travail **

**Présentation brève de la compagnie**

Global-Watch est un centre d’expertise qui soutient l’implantation de bonnes pratiques en santé mentale, bien-être et qualité de vie au travail en entreprise. Global-Watch offre aux employeurs de 300 employés et plus des outils structurants, des appuis et de la vulgarisation scientifiques, ainsi que l’accès à une communauté internationale de pratiques et d’échanges. L’équipe de cette PME dynamique basée à Montréal agit principalement auprès de grandes entreprises situées en Amérique du Nord et en Europe.

La mission de Global-Watch est d’améliorer la santé mentale et le bien-être au travail dans le monde de manière durable. En utilisant la science pour concevoir des outils fiables et alimenter le partage de pratiques solides et avant-gardistes, nous contribuons à maintenir à haut niveau les connaissances et les actions des leaders et leurs équipes RH dans l’intégration de bonnes pratiques en santé mentale et bien-être au travail.

**Rôle**

Relevant de la direction de l’entreprise, vous contribuerez directement à maintenir la qualité de la documentation reliée aux services et contrats de l’organisation, et à soutenir le bon déroulement des événements et projets de l’équipe. En intégrant une PME dynamique et en pleine effervescence, vous collaborerez étroitement avec l’ensemble de l’équipe. Votre aisance relationnelle et votre efficacité dans l’action sont des atouts essentiels pour réussir dans ce rôle.

**Quelles sont les principales responsabilités du poste?**

**1. Soutien administratif et logistique (60%)**
- Vous assurez un support administratif essentiel à l’équipe et aux différents collaborateurs internes et externes._
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- Assurer la gestion et la qualité des dossiers clients ainsi que des contrats des collaborateurs.
- Veiller à la conformité, à la préparation et à la finalisation des contrats.
- Organiser et superviser le système de facturation, incluant le suivi des paiements.
- Gérer l’activation et la désactivation des accès à la plateforme sécurisée.
- Vérifier la qualité des informations dans les documents et communications (validation, corrections et mises à jour).

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- Planifier et coordonner les réunions internes et événements externes (ex. conférences).
- Gérer les réservations de salles et du matériel requis (présentiel et virtuel).
- Planifier l’impression et l’assemblage des documents (versions papier et numériques).
- Coordonner les invitations, les confirmations de présence et assurer le soutien logistique.
- Prendre des notes lors des rencontres et assurer le suivi post-réunion.

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- Offrir un soutien administratif sur divers projets (appels, envois de communications, mises à jour des dossiers, suivis divers).
- Assurer la révision et l'amélioration visuelle des documents en français et en anglais.
- Créer des documents professionnels (Word, Excel, PowerPoint) pour différents événements clients (ex. forums, conférences).

**2. Soutien au service à la clientèle (25%)**
- Vous jouerez un rôle clé dans l’accompagnement des clients._
- Fournir un soutien technique de base aux adhérents (accès, mots de passe, réponses aux questions générales).
- Planifier et exécuter des appels de suivi (renouvellements, relance des dossiers inactifs, récupération de logos, etc.).
- Transmettre les demandes aux personnes concernées.
- Rédiger et envoyer certaines réponses.
- Planifier et assurer les suivis nécessaires.

**3. Gestion du CRM (Base centrale de données clients et produits) (15%)**
- Vous serez responsable de la mise à jour et de l’optimisation des bases de données clients et produits._
- Assurer l’entrée, la mise à jour et l’exactitude des données dans le CRM.
- Créer des modèles de lettres et de communications adaptées (PowerPoint, Word et autres formats).

**Quelles sont les compétences que nous recherchons?**

**Savoir faire**
- Formation : Diplôme d’études collégiales (DEC) ou équivalent.
- Expérience : Minimum 5 ans d’expérience dans un poste de même nature administrative ou dans un domaine similaire.
- Être déjà autonome dans la réalisation des tâches administratives est essentiel.
- Excellente maîtrise à l’oral et à l’écrit du français et de l’anglais.
- Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Familiarité avec Teams et les outils de gestion de fichiers partagés (Google Drive ou équivalents).
- Expérience et aisance obligatoire avec un CRM (Hubspot un atout).
- Aisance et capacité d’adaptation aux solutions technologiques.

**Savoir être**
- **Sens du détail et fiabilité** : Capacité à assurer un suivi rigoureux, à gérer la logistique et à garantir la qualité des documents.
- **Autonomie et prise d’initiative** : Capacité à mener ses tâches de façon autonome et indépend