Coordonnateur.trice, Gestion Administrative Et Projets

Numéro de référence: 558

Statut: Permanent - temps plein

Salaire annuel / taux horaire: 53 464$ - 66 044$

Nombre de postes à pourvoir: 1

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Relevant de la directrice principale bureau de gestion de projet corporatif, le coordonnateur aura pour principale responsabilité le support aux activités de coordination des programmes d’investissements majeurs de la corporation, en plus d’être une personne ressource pour l’équipe chargée de l’exécution de projet. Il apportera également un soutien administratif à la direction du bureau de gestion de projet corporatif ainsi qu’au vice-président programmes de renouvellement de la flotte.

Responsabilités:

- Assure la coordination pour la préparation et la tenue de comités directeur exécutifs pour tous les programmes d’investissements majeurs ainsi que la consolidation des documents et le partage des documents pour les conseils d’administration de la corporation;
- Effectue la révision des présentations et des procès-verbaux des réunions afin de maintenir un haut niveau de qualité;
- Gère les messages et les données sensibles et confidentiels avec tact et discrétion;
- Communique avec tous les échelons de la direction, au sein et à l’extérieur de l’entreprise, en faisant preuve d’un degré élevé de professionnalisme, de courtoisie et de diplomatie;
- Organise des réunions d’équipe, prépare l’ordre du jour, participe aux réunions, s’occupe du compte rendu et s’assure qu’un suivi est fait concernant les actions à prendre;
- Gère efficacement les documents et utilise avec aisance différentes technologies;
- Tient les archives à jour;
- Travaille de manière indépendante et au sein d'une équipe sur des projets spéciaux et en cours;
- A la demande de la directrice et du vice-président de la fonction supporte dans le cadre de projets spéciaux (p. ex. l’organisation d’événements, la planification et la coordination de présentations multiples ainsi que la diffusion d’information);
- Offre son soutien à la directrice et au vice-président concernant la gestion de leur horaire en veillant à ce que les échéances clés soient saisies dans le cycle de planification et que les dates limites des réunions et des présentations soient respectées;
- Responsable d’établir l’ordre de priorité de la correspondance reçue, de sa distribution et du suivi;
- Coordonne les rendez-vous et les activités spéciales;
- Prévoit les réunions, les activités du service, les itinéraires et les arrangements pour les déplacements;
- Assure le support technologique et administratif pour les outils de gestion de projet tel que ‘’Gestion de projet d’entreprise’’(EPM) et les plateformes de partage d’information de projet (TEAMS, Sharepoint);
- Rédige des processus et procédures au besoin pour améliorer l’efficacité de l’exécution de projet.

Requis:

- Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un rôle de coordonnateur/adjoint administratif dans un projet majeur et ce, pour un membre de la haute direction.
- Expérience auprès d'un Comité Exécutif et Conseil d'administration un atout;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word et Outlook); connaissance de SharePoint. Capacité de chercher et d’apprendre à utiliser des technologies s’il y a lieu;
- Excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles;
- Aptitudes exceptionnelles en matière de planification, d’organisation, de gestion du temps et d’administration dans un milieu évoluant rapidement, tout en veillant au respect des échéances;
- Autonome et capable de réaliser le travail de sa propre initiative, avec une orientation ou une supervision limitée. Capable de prendre des décisions éclairées;
- Souple, capable de s’adapter au changement et aux priorités en évolution et de demeurer calme malgré la pression. Capable d’utiliser une gamme de pratiques pour mettre en œuvre des solutions novatrices afin de résoudre différents problèmes. En mesure de participer à la mise en œuvre fructueuse des changements;
- Capable de collaborer avec les membres de diverses équipes;
- Minutieux, capable d’accomplir facilement plusieurs tâches en même temps, d’établir les priorités et d’exécuter plusieurs activités concurrentes avec diligence et en portant attention aux détails.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soie