Agente Principale, Agent Principal, Soutien Administratif

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois**(pour les emplois à durée déterminée):
N/A

**Famille d’emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
FRA-ENG-LLM-TRA-LIN-GEG

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
January 30, 2025

February 10, 2025

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 08

**Échelle salariale**:
$62,218.00 - $78,589.00

**Raison d’être du poste**:
Sous la direction de l'Agente responsable, Soutien administratif, planifier et coordonner les activités liées à l’administration des ressources financières, humaines, physiques et matérielles du secteur pour appuyer et conseiller les gestionnaires et professeurs et pour s’assurer que les politiques et les procédures sont bien comprises et bien mises en place.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- ** Finances et budget**: Coordonner les opérations financières courantes et l’ensemble des activités et processus en lien avec l’administration des budgets du secteur financés à l’interne ou à l’externe, pour maintenir l’intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses.
- ** Ressources humaines**: Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la rémunération totale, les congés et l’évaluation du rendement pour interpréter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procédures et pour faciliter les processus. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l’engagement des employés au sein du secteur dans l’objectif de maximiser leur productivité et de réduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d’approbateur de 2e niveau des demandes de congés pour assurer la conformité aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Régime travail-études (de l’affichage au recouvrement des coûts) pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.
- ** Ressources physiques**: Gérer les ressources physiques pour assurer l’utilisation la plus efficiente de l’espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l’aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d’accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Servir de représentant de la santé et de la sécurité du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la santé et la sécurité et pour surveiller la conformité en vue de réduire au minimum le risque pour les étudiants et le personnel.
- ** Ressources matérielles**: Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d’approvisionnement, les procédures connexes et les fournisseurs de sorte qu’elles soient bien interprétées et respectées. Gérer les ressources matérielles du secteur pour s’assurer qu’il y a suffisamment de matériel disponible pour répondre aux besoins opérationnels. À cette fin, acheter les biens et les services, et créer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes.
- ** Académique** : Exécute divers dossiers académiques, notamment les offres de cours, les horaires, les contingentements et les charges de travail des professeurs. Assure la liaison entre l’équipe administrative et les bureaux d’études de premier cycle et d’études supérieures.

**Ce que vous apportez**:

- Connaissance approfondie des principes d’administration, de comptabilité et des ressources financières et humaines, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
- Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
- Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Expérience de travail dans un milieu syndiqué et de l’interprétation des conventions collectives.
- Expérience de la préparation de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
- Bon sens de l’organisation.
- Sens élevé de la discrétion.
- Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite).

**Compétences clés à l’Université d’Ottawa**:
Voici les compétences