Coordonnateur de voyages et de salons professionnels

Job Details Description Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien-être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal. Le Coordinateur de voyages et de salons professionnels planifie tous les préparatifs nécessaires aux déplacements et prépare entièrement les itinéraires, les documents et les rendez-vous. Ce poste consiste à coordonner tous les aspects des événements annuels, depuis l'organisation des déplacements jusqu'à la préparation du matériel marketing. L'opportunité: Coordonner les préparatifs de voyage Utiliser l'outil de réservation de voyages pour organiser et confirmer les plans de voyage Rechercher et comparer les options de voyage et d'hébergement disponibles afin d'identifier la meilleure option pour chaque besoin de voyage Organiser et confirmer toutes les réservations de voyage lorsque les demandes de voyage respectent les objectifs approuvés et les limites budgétaires Préparer les itinéraires de voyage et distribuer les arrangements et les horaires de voyage à tout le personnel concerné Obtenir l'approbation de la direction pour les demandes de voyage et les dépenses qui dépassent les limites établies Conseiller les voyageurs et les aider à obtenir les documents de voyage spécialisés, tels que les visas et les passeports Surveiller et faciliter l'utilisation des cartes de crédit de l'entreprise pour les voyages en avion, des programmes de fidélisation et autres programmes de récompenses et de fidélité applicables Créer et tenir à jour des dossiers de voyage (profils, passeports, numéros de voyage/informations sur les représentants commerciaux externes et répertoire des voyages) Suivre toutes les dépenses et tous les budgets Coordonner et préparer le matériel marketing et promotionnel pour les ventes et les événements Qualifications Diplôme collégial Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience en tant qu'agent de voyages ou dans un poste administratif lié aux voyages d'affaires Capacité à gérer plusieurs projets et tâches confiées par divers membres du personnel Sens de l'urgence Attitude positive et orientée vers les solutions Capacité à traduire de l'anglais vers le français Excellentes compétences en gestion du temps, en planification et en organisation Compétences interpersonnelles avancées et capacité à maintenir une image professionnelle Excellentes compétences en communication requises ; maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit). Ce poste consiste à planifier les déplacements des employés à l'extérieur du Québec et nécessite donc de communiquer avec l'ensemble de nos employés à l'échelle mondiale. Connaissance de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint) requise Ce que cela vous apporte... Nous investissons du temps et des ressources pour nous assurer que Medisca est à la hauteur des personnes que nous embauchons. Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année, politique de congés payés et de vacances. Environnement de travail flexible - Horaire de travail hybride  Votre avenir est prometteur - Opportunités d'apprentissage et d'évolution au sein de Medisca. Aidez-nous à grandir - Programme de recommandation des employés Un emplacement centralisé - Parking gratuit/accessible par les transports en commun ; un centre commercial accessible à pied pour le déjeuner ou l'épicerie. Nous aimons nous amuser - Événements d'entreprise tout au long de l'année Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour entrevue seront contactés. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.  Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination, et uniquement dans le but d’alléger le texte.  English Medisca is a global company leveraging strong partnerships to serve healthcare professionals across diverse wellness disciplines. Offering extensive and essential solutions - including pharmaceutical ingredients and service, mixing technology manufacturing, analytical testing, and education – Medisca is bridging the gaps in healthcare with an unwavering commitment to precision, innovation, and societal impact. The Travel & Tradeshow Coordinator schedules all travel arrangements needed, and fully prepares any itineraries, documents and appointments. This position will coordinate all aspects of annual events from arranging travel and marketing material. The opportunity: Coordinate travel arrangements Use the travel booking tool to arrange and confirm travel plans Research and compare available travel and hotel accommodations to identify the best available option for each travel need Arrange and confirm all travel reservations when travel requests fall within approved purposes and budget limits Prepare travel itineraries and distribute travel arrangements and schedules to all appropriate staff Obtain approval from leadership for travel requests and expenses that exceed established limits Advise travelers on and assist with obtaining specialized travel documents, such as visas and passports Monitor and facilitate the use of company air travel credit cards, frequent flyer programs, and other applicable rewards and loyalty programs Create and upkeep travel folders (profiles, passports, travel numbers/outside sales representatives information & travel directory) Track all expenditures and budgets Coordinate and prepare marketing and promotional material for sales and events Qualifications: College degree Three (3) to five (5) years’ experience as a travel agent or in an administrative role working with corporate travel Ability to manage multiple projects and work assignments from diverse staff members Demonstrate a sense of urgency Promote a positive, solution driven attitude Ability to translate English to French Excellent time management, planning and organizational skills Advanced interpersonal skills and the ability to maintain a professional image Excellent communication skills required; fluent English and French (oral & written). This position plans travel arrangements for employees outside of Québec therefore requires communicating to our global employee population. Knowledge of Microsoft Office (Word, Outlook, Excel and PowerPoint) required What’s in it for you… We invest time and resources into making sure Medisca is as good as the people we hire. Work/Life Balance - 37.50 hour workweek with early Fridays all year long, PTO and vacation policy Flexible work environment – Hybrid work schedule  Your Future is Bright – Opportunities to learn and grow within Medisca Help us grow – Employee Referral Program Central location - Free parking/accessible by public transportation; a commercial center is within walking distance for lunch or groceries We like to have fun – company events throughout the year We thank all applicants for their interest; however, only candidates to be interviewed will be contacted.  We are an equal opportunity employer.  #LI-Hybrid  Qualifications Skills Behaviors : Motivations : Education Experience Licenses & Certifications