Coordonnateur-trice Voyage

**QUELQUES MOTS SUR NOUS**

Originaires de tous horizons, nous sommes unis par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 450 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN.

**TON ÉQUIPE**

En tant que membre de notre équipe d'approvisionnement, tu travailleras en coulisses sur divers projets pour garantir le bon fonctionnement des voyages Tu offriras des conseils, un soutien et un accompagnement aux équipes et seras le contact privilégié avec nos fournisseurs pour garantir un service optimal pour nos opérations.

**TA MISSION**

Au sein de la division Approvisionnement, le-la coordonnateur-trice voyage est responsable du service voyage au sein de l’entreprise autant pour le studio de Montréal que pour tous les bureaux internationaux. Son rôle est de surveiller l’utilisation des plateformes de réservation et de planification des voyages tout en accompagnant les employés dans leurs démarches. Il-elle doit s’assurer que toute la documentation en lien avec les voyages sont à jour et disponible, notamment la politique voyage et les documents informatifs, les vidéos de formation, etc. Il-elle est également responsable du lien avec l’équipe Finances pour la conciliation de la carte voyage et tout achat hors politique, et collabore avec l’acheteur corporatif pour les relations fournisseurs, et le suivi des contrats.

Le-la coordonnateur-trice participe à la vision voyage, à faire évoluer sa politique et à faire des recommandations quant à l’adaptation des outils en lien avec les besoins de l’entreprise. Finalement, il-elle est l'interlocuteur privilégié des employés et veille à ce qu'ils-elles aient une expérience optimale, tant sur les plateformes de réservation que durant leurs séjours. Cette orientation client est cruciale car elle garantit que les besoins et le confort des voyageurs sont au cœur de chaque décision, assurant ainsi non seulement l'efficacité logistique mais aussi la satisfaction et le bien-être des employé-es en déplacement.

**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

**1. Agir en tant que coordonnateur-trice voyage**:

- Être le premier répondant pour toute demande et conseil voyage;
- Anticiper les besoins, initier la communication et offrir un soutien continu pour garantir une expérience optimale aux employés;
- Regrouper les besoins en vols, hôtels, location de véhicule. Prioriser ces besoins;
- Former les nouveaux employés au processus voyages et faire le lien avec l’école Moment Factory;
- Enregistrer les profils sur notre plateforme de réservation, maintenir la base de données à jour;
- Réserver au besoin sur notre outil en ligne les vols et hôtels en respectant notre politique de voyages interne et notre matrice d’approbation;
- Conseiller et au besoin organiser les vols et hébergements de plus grande ampleur (multi destinations ou grands groupes);
- Assurer le transfert des documents de voyage et être disponible en cas de question;
- Assurer le bon fonctionnement du processus de facturation avec l’équipe des Finances et celle de la gestion de projet;
- Faire la conciliation mensuelle des cartes de crédit voyage;
- Agir en tant que personne-ressource aux voyages et fournir un service à la clientèle interne;
- Se tenir à jour des restrictions de voyage en lien avec les situations d’actualité;
**2. Agir à titre de ressource conseil voyage et soutenir l’acheteur corporatif dans la mise en place de la stratégie voyage de l’entreprise**:

- Évaluer nos fournisseurs;
- Négocier et appliquer les contrats fournisseurs pertinents en lien avec le service voyage;
- Entretenir les relations fournisseurs;
- Participer à l’élaboration d’une vision court/moyen/long terme du voyage au sein de Moment Factory;
- Prendre le feedback utilisateur et l’intégrer dans la vision voyage

**3. Créer et maintenir des liens de communication avec les autres départements de Moment Factory afin de centraliser les besoins et assurer une cohésion.**

**4. Assurer l’inclusion et le support aux bureaux internationaux.**

**EXIGENCES DU POSTE**
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans une agence de voyages ou dans un poste similaire;
- Aptitude et expérience démontrées avec des plateformes de réservation en ligne et outils de voyages;
- Aptitudes et expérience démontrées en gestion de fournisseurs de services;
- Excell