Secrétaire Exécutif de Direction

2 days ago

Montreal, Quebec, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

À propos de l'Institut


L'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ) est une référence en formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l'hôtellerie et de la restauration. Fondé il y a plus de 50 ans, nous sommes fier de notre expertise reconnue.


Nos installations uniques, notamment un hôtel-école, deux restaurants d'application pédagogique et un bar, nous permettent d'offrir des programmes polyvalents aux trois ordres d'enseignement : professionnel, technique et universitaire. Nous comptons également deux unités de recherche, le GastronomiQc Lab et ExperiSens, ainsi qu'un centre d'expertise.



Mission


Sous la direction de notre équipe de gestion, vous serez chargé de soutenir les activités administratives de la direction, y compris la planification et l'organisation des sessions d'enseignement. Vous travaillerez étroitement avec les coordonnateurs et les techniciens pour assurer le bon fonctionnement des opérations.



Fonctions



  2. Gérer la boîte courriel du gestionnaire, prioriser les messages et organiser l'accès à l'information.
  3. Préparer les projets de réponses au nom de votre gestionnaire ou transmettre les courriels à leurs destinataires.
  4. Coordonner les agendas et les rendez-vous de la direction, en tenant compte des priorités et des urgences.
  5. Répondre aux appels téléphoniques et fournir des informations précises.
  6. Rédiger et envoyer des communications aux professeurs ou au personnel de l'ITHQ, telles que de nouvelles procédures ou des rappels de session.
  7. Organiser certaines activités liées aux réunions, en prenant en compte les besoins et les préférences des participants.
  8. Gérer et suivre divers documents internes qui nécessitent des signatures, garantissant leur qualité et leur exactitude.
  9. Corriger et diffuser les demandes de subventions et les rapports destinés à la Fondation de l'ITHQ ou tout autre organisme.
  10. Aider les coordonnateurs dans l'organisation, la planification et la logistique d'activités, ainsi que dans le suivi de certains dossiers.
  11. Écrire des comptes-rendus de vos activités.
  12. Classement des dossiers et maintenance d'un système efficace, conformément aux pratiques en vigueur à l'ITHQ.
  13. Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances.


Soutien aux enseignements



  2. Préparer l'envoi des plans de cours des professeurs, les transmettre chaque session aux professeurs concernés, veiller au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et les organiser pour leur archivage.
  3. Contrôler et organiser le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs.
  4. Préparer les évaluations des enseignements effectuées par les étudiants, bâtir un calendrier par session et veiller à ce que les délais soient respectés, de même que la comptabilisation des résultats et leur archivage.
  5. Participer aux rencontres d'évaluation avec les coordonnateurs et le gestionnaire, en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres.
  6. Soutenir administrativement les concours et participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance).
  7. Seconder la direction dans l'organisation de la session scolaire, en contactant divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.
  8. Veiller à la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités.


Compétences requises



  • Posséder un excellent sens de l'organisation et de la planification.
  • Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur.
  • Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client.
  • Faire preuve d'une bonne capacité d'adaptation et de résolution de problèmes.
  • Posséder un bon esprit de synthèse.
  • Connaître les logiciels Ultima, Coba et Virtuo.


  • Secrétaire de direction

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada TOTEM Recruteur de talent Full time

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    4 weeks ago

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    Qui sommes-nous?Dana Hospitality est une entreprise leader dans l'industrie des services alimentaires, et nous sommes à la recherche d'un Chef Exécutif pour rejoindre notre équipe.Le rôleNous recherchons un Chef Exécutif expérimenté pour diriger notre équipe culinaire et contribuer à la croissance de notre entreprise. Le candidat idéal sera un...

  • Secrétaire de direction et de programmes d'études

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  • Secrétaire de direction

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Hydro-Québec Full time

    Titre du posteSecrétaire de directionCompétences et connaissances requisesExcellente connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365Capacité à coordonner et à traiter avec des dossiers de nature stratégiqueSens de l'analyse et de l'organisationCapacité à réaliser des suivis serrés des actions en coursResponsabilitésEffectuer le suivi...

  • Secrétaire de direction

    4 weeks ago

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  • Administrateur de direction

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Cameleon RH Full time

    Rejoignez Caméléon RH, une entreprise qui croit au bonheur au travail. Nous croyons que le bon jumelage entre le bon rôle, la bonne entreprise, le bon patron et l'environnement stimulant est essentiel pour votre réussite. Nous sommes là pour vous écouter, vous comprendre et connaître la personne derrière le curriculum vitae. Nous nous engageons à...

  • Secrétaire de bureau

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Vous êtes une personne organisée et vous aimez travailler en secrétariat?Nous recherchons des secrétaires et agentes ou agents de bureau pour effectuer des remplacements à court et à long terme dans notre organisation.Rôle et responsabilitésAccueillir les visiteurs et assurer le service à la clientèle avec les parents et les élèves;Effectuer la...

  • Administrateur de direction

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Canada TOTEM Recruteur de talent Full time

    Poste de Secrétaire de directionNotre client, un établissement public situé dans le centre de Montréal, est à la recherche d'une secrétaire de direction pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésCoordonner les aspects administratifs des activités de la directrice;Voir à la logistique des réunions de divers comités et instances de...

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    Montreal, Quebec, Canada Université du Québec à Montréal Full time

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  • Assistant(e) à la haute direction

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Cameleon RH Full time

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  • Secrétaire administrative

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  • Secrétaire d'école

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

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  • Assistant(e) à la Haute Direction

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Cameleon RH Full time

    À Caméléon RH, nous croyons au bonheur au travail et c'est essentiellement grâce à un bon jumelage entre le bon rôle, la bonne entreprise, le bon patron et un environnement stimulant. Nous sommes là pour vous écouter, vous comprendre et connaître la personne derrière le curriculum vitae. Nous nous engageons à vous présenter des offres qui...

  • Administrateur de haute direction

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Cameleon RH Full time

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  • Titre de secrétaire

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de la Pointe-de-l'Île Full time

    Tâches et responsabilitésLe Centre de services scolaire de la Pointe-de-l'Île est à la recherche d'un(e) secrétaire(e) pour soutenir l'équipe de soutien.Les responsabilités incluent :Soutenir les employés de l'équipe de soutien ;Effectuer diverses tâches administratives ;Collaborer avec l'équipe pour atteindre les...

  • Assistant exécutif

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    Montreal, Quebec, Canada Groupe Montpetit Full time

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