Administrateur bureau d'une direction de l'Ordre des ingénieurs du Québec
4 days ago
Le poste d'administrateur bureau pour une direction au sein de L'Ordre des ingénieurs du Québec se rapporte à la gestion administrative, aux activités liées à la Direction et à la communication. La personne qui occupe ce poste est un collaborateur essentiel auprès de la direction.
Missions clés
- Gérer, mettre à jour et suivre les dossiers et les activités de la Direction en apportant des solutions pratiques pour faciliter ses tâches et contribuer à l'amélioration des méthodes de travail.
- Préparer et réviser divers documents tels que des contrats, des procès-verbaux, des sondages en ligne et des appels de propositions à partir de notes de travail, tout en garantissant une présentation qualitative et en corrigeant ou complétant certaines données.
- Suivre les factures en lien avec les dossiers de la direction en collaboration avec le service des finances de l'Ordre.
- Aider administrativement dans la gestion des ressources humaines et des agendas ainsi que des courriels de la Direction.
- Convier et préparer logistiquement les comités ou les rencontres et coordonner selon le cas la préparation matérielle des dossiers requis pour ces réunions ; s'occuper, au besoin, du secrétariat durant celles-ci et produire les comptes rendus.
- Agir comme intermédiaire entre le Secrétariat de la Direction générale et sa propre direction concernant les suivi des dossiers et faire le suivi des sommaires décisionnels remis aux instances.
- Répondre à diverses demandes aussi bien internes qu'externes en communiquant des informations courantes et spécialisées sur les services de la Direction, en envoyant des documents d'information ou en transmettant, au besoin, la demande à la personne-ressource.
- Suivre, gérer et respecter la gestion documentaire afin de maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction et s'occuper du suivi des demandes d'achat de matériel et de services.
- Dans le but de soutenir sa direction, collaborer à la réalisation de divers projets auprès du directeur ou de tout autre collaborateur et effectuer les suivi auprès des autres Directions, lorsque nécessaire.
Pour ce poste temporaire minimum d'une année, il est escompté que la plupart des travaux soient effectués en télétravail.
Compétences requises
- Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou en bureautique ou formation équivalente.
- 6 à 9 ans d'expérience.
- Excellente maîtrise du français.
- Bonne connaissance de la suite Office.
- Bonne connaissance de l'anglais (pour les échanges avec le Canada et l'internationale).
Conditions d'emploi
L'Ordre des ingénieurs du Québec recherche un individu capable de travailler de manière autonome et coopérative. Le candidat doit être capable de prendre des initiatives et de répondre aux besoins variables de la direction. La candidature est sollicitée des femmes, des autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques et des personnes ayant des limitations. Des mesures d'accompagnement sont offertes aux personnes qui en font la demande à n'importe quelle étape du processus de recrutement.
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Adjoint.e de direction
3 weeks ago
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